Procedurile de control al documentelor nu trebuie să fie complexe. De fapt, complexitatea adaugă la probabilitatea ca documentul să nu fie referit corespunzător. Acestea fiind spuse, gestionarea informațiilor este unul dintre cele mai importante procese din cadrul oricărei organizații. Dependența de corespondența electronică a datelor crește necesitatea de a actualiza continuu procedurile de control și de stocare a datelor. Nerespectarea procedurilor adecvate de control al documentelor poate duce la riscuri financiare imense. Din fericire, îmbunătățirea tehnologiei de control al documentelor și a aplicațiilor software au creat o nouă lume a celor mai bune practici.
Identificați procesele critice
Atribuiți o echipă de manageri încrucișați pentru a identifica cele mai importante procese legate de fluxul de date și informații. Urmăriți modul în care datele (e-mail, sondaje de clienți, formular IRS etc.) curg de la clientul dvs. la fișierele de bază de date. Comparați fiecare proces de flux de date și identificați sarcini comune sau redundante. Evidențiați toate procesele de informare, de la e-mail la conformitatea corporativă, folosind o diagramă de bază.
Creați manualul de proceduri
Procedurile - atât pentru software cât și pentru hârtie - trebuie să definească modul în care sunt aprobate documentele înainte și după actualizare. De asemenea, acestea ar trebui să detalieze modul în care actualizați și reanalizați documentele. Identificați modul în care sistemul va identifica modificările, adică după data emiterii sau modificările fontului. Asigurați-vă că ați evidențiat procesul de luare a deciziei de depreciere a documentelor. Înțelegeți cum să împiedicați utilizarea documentelor "învechite".
Asigurați funcționalitatea
Asigurați-vă că documentele sunt disponibile persoanelor potrivite când au nevoie de ele. Dacă convertiți la un sistem virtual, asigurați-vă că documentați cu atenție modul în care documentul original va fi stocat, dacă este cazul. În sfârșit, aveți o soluție de rezervă. Dacă vă schimbați la un sistem automat, utilizați o strategie de lansare pilot. După conversia completă, așteptați trei luni înainte de distrugerea sau depunerea documentelor pe hârtie.
