Cartea este un fapt al vieții într-o afacere. Structura unui proiect de control al documentelor oferă un model pentru clasificarea, procesarea și întreținerea documentelor. Sistemele de control al documentelor variază de la planurile de depunere manuală a documentelor la utilizarea tehnologiei imagistice și a sistemelor informatice pentru stocarea și catalogarea documentelor.
Identificare
Controlul documentelor îmbină disciplinele științei bibliotecilor și administrației de birouri. Acest lucru se reflectă în crearea structurilor de fișiere ale proiectului. Similar unui catalog, un sistem de control al documentelor constă în identificarea documentelor, atribuirea numerelor de control și, în structurile mai detaliate ale proiectului, nivelurile de clasificare și securitate. Întreprinderile folosesc adesea sisteme de imagistică care creează automat structuri de date, făcând astfel mai eficientă găsirea și localizarea documentelor utilizând tehnologia informatică.
mărimea
Dimensiunea unui sistem de proiect pentru controlul documentelor poate varia. De exemplu, într-un sistem vast, controlul documentelor poate fi clasificat în diferite funcții, cum ar fi serviciile de arhivare, serviciile de păstrare a înregistrărilor și serviciile de conservare a documentelor.
Efecte
Un plan strategic eficient de control al documentelor include sisteme de audit pentru clasificarea și tratarea documentelor. Procedurile standard de operare bazate pe funcțiile de control al documentelor pot fi menționate pentru întreținerea corespunzătoare a documentelor și a sistemelor care sprijină gestionarea documentelor.
