O întâlnire productivă necesită o pregătire atentă, precum și o conducere pentru a menține participanții în atenție aspectele care necesită atenție și care sunt implicate în discuție. Prea multe întâlniri nu au un scop clar definit. Rezultatul poate fi un sentiment printre cei prezenți că au pierdut timp care ar fi putut fi mai bine cheltuit în alte moduri.
Puneți ideile în scris. Gândiți-vă la scopul întâlnirii. Discutați subiecte cum ar fi ce trebuie comunicat și ce instrumente aveți nevoie. Gândiți-vă la ce vor vorbi ceilalți participanți.
Creați o agendă pentru a oferi participanților. Dacă de fapt faceți o agendă de împărtășire cu toată lumea, ei vor ști ce să se aștepte de la întâlnire. Listează obiectivul principal cu litere aldine la începutul agendei.
Introduceți ordinea de zi la începutul întâlnirii.Faceți o scurtă trecere prin el, subliniind principalele subiecte. Programați întâlnirea astfel încât să vă asigurați suficient timp pentru dezbaterea tuturor preocupărilor.
