Scopul unui sistem de control al documentelor este să vă asigurați că documentele pe care organizația dvs. le utilizează sunt eficiente și actuale. Acest lucru poate fi realizat folosind o listă simplă de documente cunoscute sub numele de listă principală.
Manualul de politici și proceduri
Adresarea controlului documentelor în manualul de politici și proceduri ar trebui să fie primul pas. În plus, organizația dvs. ar trebui să identifice un administrator care să supravegheze controlul documentelor, fiind responsabil pentru lista principală de documente.
Lista principală de documente
Creați o listă principală care să identifice documentele utilizate în cadrul organizației pentru a funcționa eficient. Exemple de documente includ manuale de proceduri, manuale de calitate, instrucțiuni de lucru și formulare. Folosind un format de foi de răspândire, includeți numele documentului și versiunea. Dacă faceți referire la o procedură mandatată dintr-o sursă externă, trimiterea la standard a listei principale va ajuta la trasabilitate.
Procesul de revizuire
Documentele care sunt revizuite trebuie să fie notate în lista principală. De exemplu, Politica și procedurile de asigurare a calității, versiunea B. Puteți crea propriul sistem de identificare. Unele organizații folosesc datele de revizuire. Atunci când o procedură este revizuită, trebuie să revedeți, de asemenea, toate formularele sau instrucțiunile pe care le menționați în cadrul procedurii.
