Procedurile de control al documentelor sunt esențiale pentru procesarea conturilor facturilor plătibile. Acestea vă vor ajuta să vă asigurați că înregistrați în mod corespunzător toate conturile facturilor plătibile către registrul general de contabilitate și plățile procesate pentru facturi în timp util. O procedură scrisă pentru procesarea conturilor de plătit contribuie la atenuarea greșelilor în procesul de procesare și la evitarea plăților cu întârziere în cazul neachitării plăților în timp util.
Data-ștampilați factura
Persoana responsabilă de deschiderea corespondenței zilnice trebuie să ștampileze fiecare factură facturată plătită cu data curentă. Ștampilarea datelor vă permite să urmăriți timpul necesar pentru a plăti o factură la compania dvs. Persoana care ștampilează facturile ar trebui să noteze orice diferențe semnificative de timp dintre data emiterii facturii și data primită. Facturile trimise săptămâni după generare ar putea fi solicitate rapid prin procesul de plată a conturilor, pentru a evita plățile cu întârziere.
Codificați factura
Angajatul responsabil pentru crearea sau gestionarea cheltuielilor scrie codul pentru contul general al contului general pe factură și compară factura cu bugetul rămas pentru acel cont de cheltuieli. În cazul în care contul general al contabilului va depăși suma bugetată odată ce ați procesat factura, angajatul trebuie să includă o explicație pentru depășirea facturii.
Obțineți aprobarea facturii
Managerii sunt responsabili pentru revizuirea și aprobarea tuturor facturilor facturate care se încadrează în domeniul lor de control. Managerul verifică corectitudinea codării pe factură și orice explicație a exagerării bugetului pentru atenție. Managerul inițiază și întocmește factura astfel încât contabilul să știe că managerul a aprobat factura de plată.
Pregătiți verificarea
Contabilul revizuiește factura pentru a se asigura că aprobările corespunzătoare și explicațiile privind depășirile sunt incluse pe factură. De asemenea, contabilul verifică dublu codarea pe factură și pune la îndoială orice codificare care pare a fi eronată. Odată ce contabilul este mulțumit de aprobarea și codarea facturii, el pregătește un cec pentru plată.
Verificările de afaceri ar trebui să includă două chei de control: un punct de control al emitentului și un punct de control pentru destinatar. Punctul de verificare trebuie să includă data facturii, numărul facturii și numărul contului de afaceri, în cazul în care vânzătorul a atribuit unul. Piesa de verificare a emitentului poate include codificarea generală a registrelor, dacă se dorește. Efectuați o copie a facturii pentru propriile dvs. înregistrări și efectuați capsarea stubului de verificare a emitentului în partea de sus a facturii. Depuneți copia facturii pentru a susține cheltuiala în cazul unui audit sau al cercetării contabile.
