O cerere de ofertă sau o cerere de ofertă sau RFP este un document realizat de o afacere sau organizație pentru furnizori. De exemplu, o companie de construcții poate avea nevoie de dulgheri sau de un spital poate avea nevoie de un web designer pentru a crea un site. RFP-urile sunt, în general, documente oficiale cu orientări pentru vânzător. Acestea includ detalii despre afacerea care face cererea, specificațiile proiectului de afaceri, procesul de solicitare pentru furnizori, procesul de selecție pentru alegerea unui furnizor sau vânzătorii, procesul de contractare și procesul de comunicare în timpul solicitării.
Strângeți toate informațiile în prealabil. Au rapoartele dvs. financiare, bugetele, contractele, acordurile și orice alte documente pertinente care aparțin proiectului. Acest lucru va face mai usor scrierea RFP.
Scrieți o prezentare generală sau o introducere, uneori numită "rezumat executiv". Această secțiune prezintă întreprinderea sau organizația care face cererea și locul ei în cadrul industriei. Rezumatul prezintă, de asemenea, într-o manieră accentuată, proiectul sau necesitatea de afaceri pentru care se caută cereri.
Prezentați în mod clar specificațiile, în termenii cărora vor răspunde furnizorii. Definiți natura și scopul proiectului dvs., nevoile dvs., rezultatul așteptat și orice alte informații esențiale. Fii specific; există o diferență semnificativă între nevoia unui site web proiectat și care necesită un site web proiectat, actualizat și gestionat în mod regulat.
În mod clar, specificați instrucțiunile privind modul în care procesul de comunicare va fi gestionat în timpul procesului de solicitare. Dacă doriți ca vânzătorii să contacteze o singură persoană din organizația dvs., faceți acest lucru clar. Dacă va exista o prezentare pentru vânzători care să participe, includeți toate detaliile. Dacă nu doriți ca vânzătorii să vă contacteze deloc în timpul procesului, declarați-l definitiv. Faceți o determinare a modului în care vor fi primite ofertele, dacă acestea trebuie să fie sigilate și care este termenul limită.
Explicați faptul că RFP nu este un contract și că răspunsul la acesta nu garantează selectarea. Asigurați-vă că includeți informații care vor face ca răspunsul vânzătorului să merite timpul vânzătorului. Specificați detalii privind bugetul, contractul, forma plăților și evaluarea activității în timp ce proiectul este activ.
Includeți orice considerente legale, de drept de autor, de asigurare și de etică pentru vânzători să ia în considerare. Aceasta include, dar nu se limitează la, acorduri de confidențialitate, cerințe privind vânzătorii minorităților, reglementări locale, considerente de siguranță și practici comerciale.
Specificați instrucțiuni distincte despre modul în care trebuie formatate răspunsurile. Instruiți vânzătorii cum doriți să vedeți numerele lor de propunere, ce informații ar trebui să includă în propunerile lor, cum ar fi copii ale informațiilor de asigurare sau licențe de afaceri.
Includeți o concluzie proiectată privind procesul de selecție. Lăsați vânzătorii să știe dacă vor sau nu vor fi anunțați dacă nu primesc locul de muncă, precum și ce să se aștepte dacă sunt selectați pentru această slujbă.
