Multe companii aduc vânzători externi atunci când au proiecte la scară largă. Există multe motive pentru externalizarea activității, inclusiv lipsa de personal, lipsa resurselor și lipsa expertizei pentru proiect. Atunci când alegeți un furnizor de perspectivă, o afacere trimite de multe ori o solicitare de informații sau o cerere de ofertă. Înainte de a decide ce tip de instrument este cel mai potrivit pentru organizația dvs., ia în considerare diferențele dintre cele două.
Cerere de informații
Cererile de informații, sau RFI, sunt documente de planificare. Acestea sunt documente informale și, de obicei, nu necesită angajament din partea niciuneia dintre părți. RFI-urile sunt concepute pentru a colecta informații despre compania, capacitățile, abilitățile și experiența potențialului furnizor. Detaliile proiectului și bugetul de obicei nu sunt incluse în acest tip de document. Singura dată când acest tip de informații este inclusă este dacă compania caută un furnizor pe termen scurt pentru un mic proiect.
Cerere pentru Propunere
Cererile de propuneri sau documentele RFP sunt documente complexe create de companii pentru a atrage oferte și propuneri de la furnizori externi. Un RFP include de obicei bugetul proiectului, cronologia și criteriile proiectului, precum și obiectivele și obiectivele companiei. Se concentrează pe specificațiile și domeniul de aplicare al proiectului și lucrează pentru a solicita un răspuns detaliat din partea potențialilor furnizori. Răspunsurile furnizorilor includ de obicei informații despre compania vânzătorului, prețul propus și detalii specifice despre modul în care vânzătorul va executa și gestiona proiectul.
procese
RFI este utilizat în mod obișnuit pentru proiecte cu buget redus și ca punct de plecare pentru proiecte cu buget ridicat. De obicei durează mai multe săptămâni pentru a trimite și primi răspunsuri pentru acest tip de document și de obicei este mai mică de 10 pagini. RFP este utilizat pentru proiecte cu un buget ridicat și este creat în mod obișnuit la sfârșitul fazei de colectare a informațiilor a proiectului. De obicei, este nevoie de câteva luni pentru a trimite și a primi răspunsuri furnizorilor cu acest tip de document și este de obicei cel puțin 20 de pagini sau mai mult.
avantaje
Utilizarea unei RFI este avantajoasă pentru proiectele mici, cu impact redus. Acest document nu necesită mult timp sau efort de la potențiali furnizori, deoarece nu trebuie să trimită înapoi descrieri detaliate ale detaliilor proiectului. Prin urmare, companiile utilizează acest tip de document pentru a afla mai multe despre scopul unui proiect amplu înainte de a începe procesul de propunere. Beneficiul unui RFP este că pregătește compania să avanseze cu un furnizor și să înceapă faza de contract.
Dezavantaje
Dezavantajul unui RFI este că vânzătorii nu ar putea fi interesați să trimită informații deoarece nu văd angajamentul implicit al companiei. Dezavantajele RFP sunt pregătirile consumatoare de timp necesare pentru a le trimite și a le primi. Dacă o companie nu este sigură cu privire la domeniul de aplicare general și la specificațiile proiectului, scrierea RFP poate fi foarte dificilă sau poate duce la propuneri de furnizori imprevizibili.
