Documentația este importantă pentru orice implementare a sistemului, iar un sistem contabil nu reprezintă o excepție. Documentarea se face de obicei pe suport de hârtie sau on-line, cu explicații despre motivul pentru care a fost luată o anumită decizie asupra altora. Documentația este de obicei standard în cadrul unei firme și se face în același mod de fiecare dată când este implementat un nou sistem, ceea ce face ușor citirea și cercetarea oricărei probleme.
Depanare
Importanța unei documentații a sistemului contabil este clar vizibilă atunci când ceva nu merge bine și oamenii trebuie să-și dea seama cum să o remedieze. De exemplu: Un sistem de plăți de conturi adaugă o taxă ciudată anumitor furnizori. Cea mai ușoară modalitate de a afla cauza acestei probleme este de a revizui documentația pentru a vedea cum a fost instalat sistemul și de ce. Acest lucru este crucial atunci când un sistem este folosit pentru prima dată și oamenii găsesc probleme neașteptate. Poate un raport cere informații care nu există. Privind în documentație ar ajuta la rezolvarea problemei, arătând unde sunt configurate aceste informații în cadrul sistemului.
Deciziile
Documentația unui sistem contabil ar trebui să prezinte deciziile pe măsură ce este implementat un sistem. Multe sisteme permit o multitudine de flexibilitate și, alături de flexibilitate, ajung la decizii. De exemplu, documentația ar arăta cine a decis câte cifre ar trebui să aibă un cont și motivele pentru care a fost luată decizia respectivă. Acest lucru este foarte important atunci când o firmă suferă schimbări majore, iar noua conducere dorește să înțeleagă deciziile făcute de oameni care nu mai sunt acolo. Poate că aceste decizii erau înțelepte; poate nu. Dar cel puțin există o documentație a deciziilor luate pentru firmă.
Schimbări
Când un sistem trebuie să fie actualizat cu o nouă versiune sau cu un nou modul, o documentație adecvată poate ajuta la accelerarea procesului. Acest lucru este esențial dacă un program contabil a fost conceput special pentru o companie. Orice detalii tehnice sunt foarte importante atunci când se ia în considerare compatibilitatea cu alte programe și orice modificare necesară programului. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de un modul de activ fix și doriți ca acel modul să transfere informații în registrul general. Documentația vă va oferi indicii dacă puteți face acest lucru și, dacă da, ce trebuie făcut. De obicei, oamenii de tehnologia informației (IT) utilizează documentația pentru informații tehnice.
Format
Documentația bună pentru sistemele contabile este de obicei o combinație de scheme și text. De multe ori, o diagramă de date arată modul în care un sistem a fost dezvoltat și implementat mai bine decât textul. Acestea pot fi puțin complicate pentru a înțelege, deci asigurați-vă că documentația dvs. are o legendă pentru a putea urma conceptele.
Alte formate pentru documentare sunt sub formă de chestionare, unde se pun întrebări specifice, iar răspunsurile sunt documentate. Pe baza răspunsurilor, rapoartele și alte probleme ale sistemului contabil sunt rezolvate. De multe ori documentația are atât diagrame de lucru și chestionare.
consideraţii
Multe firme documentează cum și de ce un anumit sistem contabil a fost selectat în locul altora. Acest lucru poate oferi utilizatorilor o idee foarte bună despre ceea ce a fost atunci gândirea, chiar dacă nici unul dintre factorii de decizie nu sunt în jur de întrebări. Întrucât implementarea sistemului poate fi costisitoare, minutele reuniunilor sunt de obicei disponibile pentru documentarea procesului decizional. Poate că instruirea gratuită a fost oferită de un vânzător mai atractiv decât altul. Deci, chiar înainte de punerea în aplicare a sistemului, ar trebui să fie disponibilă și documentația.
