Contabilii lucrează o varietate de date în fiecare zi, de la datele financiare la cantitățile de inventar până la orele de muncă. Pentru a utiliza datele, personalul contabil are nevoie de o locație pentru a depozita datele. Locația în care o companie își stochează datele contabile se numește un sistem de informații contabile. Cele mai multe companii incorporează tehnologie de calculator pentru a găzdui aceste înregistrări și pentru a le permite utilizatorilor să acceseze aceste înregistrări.
Datele contabile
Datele contabile constau în date financiare și nefinanciare. Datele financiare oferă detaliile pentru informațiile raportate pe rapoartele contabile, situațiile financiare și cererile guvernamentale. Pe lângă rapoarte, contabilii mențin o documentație de rezervă care poate fi utilizată pentru a verifica numerele raportate. Datele nefinanciare constau în cantități de vânzări, volume de producție, ore de lucru și descrieri ale activelor. Datele non-financiare sprijină numerele financiare raportate. Cantitățile de vânzări oferă detalii privind vânzările totale. Volumul producției furnizează detalii pentru cantitățile de inventar. Datele privind orele de lucru oferă detalii privind salariile. Descrierile activelor oferă detalii privind proprietățile și echipamentele raportate.
Sistem informatic
Un sistem informatic asigură depozitul pentru compilarea tuturor datelor necesare într-o companie. Sistemele de informații au nevoie de o organizație puternică pentru a permite utilizatorilor accesul la informațiile de care au nevoie fără a oferi acces la informații confidențiale care depășesc nevoile acestora. Multe companii achiziționează programe software pentru a-și gestiona nevoile de sistem informatic. Alte companii folosesc programatori pentru a construi un sistem informatic care să răspundă nevoilor lor specifice.
Sistem informatic contabil
Un sistem de informații contabile este un sistem informatic construit pentru a satisface nevoile specifice ale departamentului contabil. Departamentul contabil gestionează o varietate de informații confidențiale. Ratele de muncă pe oră și salariile anuale, alături de informațiile privitoare la personal, necesită un acces limitat în cadrul departamentului. Prețurile de vânzare ale clienților trebuie să rămână confidențiale, în special atunci când clienții diferiți plătesc rate diferite pentru produse similare. Cunoașterea costurilor de fabricație trebuie să rămână internă, pentru ca concurenții să nu încerce să reducă prețul companiei. Cu fiecare dintre aceste exemple, numai angajații selectați au nevoie de acces la informații. Un sistem de informații contabile trebuie să asigure mecanismul pentru angajații selectați de a recupera anumite informații cu care trebuie să lucreze, dar nu informații în afara domeniului lor de responsabilitate.
utilizări
Pe lângă menținerea confidențialității, sistemele de informații contabile oferă utilizatorilor rapoarte create pentru nevoile lor specifice. Sistemele de informații contabile permit, de asemenea, utilizatorilor să descarce informații în foi de calcul. Într-o foaie de calcul, utilizatorul poate selecta anumite informații pentru a-și satisface nevoile.
