Cu multe subsecțiuni de contabilitate există reguli și reglementări dure și rapide în ceea ce privește organizarea și ceea ce este și nu este permis. Nu este cazul în cazul sistemelor informatice de contabilitate. Există pur și simplu prea multe opinii cu privire la ce este AIS și ce nu este. Ceea ce distinge AIS de celelalte sisteme informatice sunt obligațiile legale și profesionale impuse conducerii și contabililor unei companii.
Flux de informații
Una dintre caracteristicile unui AIS este fluxul de informații. Este ilustrată aici prin folosirea unei piramide cu management în partea de sus, managementul de mijloc chiar sub aceasta, gestionarea operațiunilor de mai jos și personalul de operațiuni care reprezintă baza fluxului de informații. Informațiile privind performanțele companiei se îndreaptă spre toate nivelurile de conducere prin intermediul personalului. Directorii de vârf sunt responsabili față de acționarii sau proprietarii companiei pentru informațiile pe care le primesc. Contribuind la aceste informații despre performanța companiei sunt clienții și furnizorii, cu care personalul operațiunilor are contact zilnic. Folosind aceste informații, conducerea de vârf filtrează informații despre bugetul companiei și instrucțiuni privind modul de schimbare sau îmbunătățire a interacțiunilor zilnice cu clienții și furnizorii. Informațiile furnizate de furnizori și clienți sunt cunoscute sub numele de fluxuri de informații externe. Cei de la personal la conducere și management la personal sunt cunoscuți drept fluxuri de informații interne.
Tranzacții de procesare
O altă caracteristică a sistemului AIS este prelucrarea tranzacțiilor. Un AIS procesează două tipuri diferite de tranzacții. Tranzacția financiară, care este orice tranzacție monetară care afectează activele sau acțiunile unei organizații de afaceri. Tranzacția nefinanciară este o decizie care, deși nu este măsurată în mod monetar, poate afecta sănătatea contabilă generală a companiei. De exemplu, în cazul în care compania decide să schimbe furnizorii din cauza unei creșteri substanțiale a prețurilor de la un furnizor actual, efectul imediat nu are un caracter financiar până la plasarea primei comenzi.
Toate tranzacțiile sunt introduse în Sistemul de informații contabile în scopul de a afecta procesul decizional al conducerii superioare. În cazul în care managementul de vârf este conștient de o creștere viitoare a costurilor, a taxelor sau a unei pierderi potențiale de clientelă, pot fi luate decizii pentru a contracara consecințele negative ale evenimentelor viitoare.
Modelul AIS
Un model tipic al unui AIS ilustrează aceste caracteristici și include trei pași diferiți în gestionarea informațiilor. Prima este colectarea datelor. Acesta este considerat cel mai important dintre toți cei trei pași, ca și cum erorile sunt nedetectate, sistemul poate genera rezultate nesigure. Cele două cerințe principale ale procesului de colectare a datelor sunt că datele utilizate sunt atât relevante, cât și eficiente. În etapa de colectare a datelor, relevanța datelor trebuie cântărită pentru a filtra toate faptele irelevante din sistem. Eficiența implică colectarea aceluiași set de date o singură dată. Nerespectarea acestor prevederi conduce la date redundante. Al doilea pas este în prelucrarea datelor sau încercarea de a organiza datele astfel încât conducerea să poată lua decizii cu privire la deciziile financiare ale companiei. Un exemplu ar fi utilizarea datelor de vânzări pentru a anticipa așteptările viitoare privind vânzările. Pe baza acestor așteptări, pot fi luate decizii privind cerințele de personal. Al treilea pas este generarea efectivă a informațiilor care conduc la luarea deciziilor. Dacă decizia se bazează pe tranzacții financiare sau nefinanciare, decizia poate afecta operațiunile zilnice ale afacerii și, eventual, perspectiva financiară a companiei.
