Un sistem de informații contabile preia toate datele și cifrele din înregistrările financiare ale unei organizații și le aranjează într-o structură ordonată. Sistemul de informații contabile servește la trei funcții de bază: colectarea și prelucrarea datelor, furnizarea de informații factorilor de decizie din cadrul organizației și asigurarea faptului că personalul contabil înregistrează cu precizie informațiile și protejează datele.
Colectare și prelucrare
În faza de colectare a unui sistem de informații contabile, contabilii sau contabilii colectează și înregistrează, printre alte tranzacții, date din vânzări în numerar, creanțe, cumpărări în numerar, datorii și salarii. În sistemele computerizate, programul software procesează toate debitele și creditele într-o bază de date completă de gestionare a informațiilor.
Rapoarte pentru management
Personalul contabil distribuie rapoarte factorilor de decizie din cadrul organizației, cum ar fi manageri de vânzări și marketing, manageri de producție, manageri financiari și toți directorii departamentelor. Conducerea utilizează informațiile generate de sistemul de informații contabile pentru a analiza operațiunile și situația financiară actuale ale organizației și pentru a face planuri și a stabili obiective pentru viitor. De exemplu, un bilanț creat din sistem poate afișa conducerea, proprietarii, creditorii și investitorii în cazul în care organizația se află financiar la un anumit moment în timp.
Precizie și securitate
Limitarea numărului de persoane care au acces la sistem îndeplinește cel mai bine a treia funcție a unui sistem de informații contabile - pentru a vă asigura că afacerea menține în siguranță datele corecte. Liderii organizației trebuie să decidă cine va fi. De exemplu, grefierii instruiți, contabilii sau contabilii necesită acces pentru a verifica și introduce datele în sistem și pentru a genera rapoarte. Alți colaboratori ai organizației, atât cei interni, cât și cei externi, în general, nu au nevoie să manipuleze datele.
Tipuri de sisteme și ce sunt incluse
În general, întreprinderile computerizează un sistem de informații contabile în toate organizațiile, cu excepția celor mai mici. Utilizatorii de calculatoare introduc datele în programe software care completează calculele și clasifică și înregistrează intrările în categoriile corespunzătoare. Sistemul poate apoi să genereze diferite tipuri de rapoarte, în funcție de solicitarea utilizatorului. Sistemul de informații include toți pașii din ciclul contabil și documentele tipărite care dovedesc că tranzacțiile, precum comenzile de muncă, facturile și situațiile financiare devin parte a sistemului. În întreprinderile mai mici, cum ar fi o operațiune mamă-pop în care se produc puține tranzacții, întreprinderea poate menține manual sistemul de informații contabile. Din nou, contabilul utilizează întregul ciclu contabil și construiește rapoarte manuale din rezultate.
