Eficiența este esențială în aproape orice birou sau setare de afaceri. A fi organizat este o abilitate care va beneficia de orice mediu de birou. Un lucru pe care ați putea dori să îl îmbunătățiți, chiar dacă descoperiți că sunteți în general organizat, este procedurile dvs. de depunere și întreținere a documentelor. Puteți petrece ore în căutarea documentelor importante dacă nu există un sistem de gestionare a acestora. Capacitatea de a obține documentele necesare atunci când sunteți sub presiune este vitală. Deși unele locuri de muncă pot avea fișiere fizice reale, marea majoritate a depunerii de documente are loc pe computer.
Denumire
Denumiți toate fișierele și folderele în mod consecvent. Nu numiți pe ele unele după dată, iar altele numele proiectului. Asigurați-vă că fiecare fișier al unui anumit proiect are ceva unic pentru proiect în titlul său. Creați un folder principal de proiect cu un nume ușor de identificat. Împărțiți acest dosar în subfoldere cu titluri clare pe care le puteți utiliza pentru a enumera numele celor care lucrează la acestea sau alte lucruri necesare.
Economisire
Stocați împreună documente similare. Dacă lucrați la un anumit proiect, salvați toate documentele din același director principal de pe computer. Acest lucru este mai eficient și mai logic decât stocarea tuturor foilor de calcul sau a tuturor graficelor în diverse locuri. Atunci când vă faceți griji cu detalii, un clic vă va duce la proiect.
Conţinut
Înainte de a începe să depozitați documente, faceți ceva timp pentru a examina conținutul. Nu salvați toate informațiile trimise. Acest lucru va însemna mai mult timp uitând prin lucruri inutile mai târziu. Dacă documentul este relevant pentru proiectul dvs., salvați-l. Dacă nu, eliminați-l de pe computer.
stare
Separate documente care fac parte din lucrările în curs de desfășurare din documente care sunt pentru munca finalizată și fiind salvate doar pentru scopuri de referință și evidență. Utilizați sistemul de foldere. Salvați documentele actuale într-un loc ușor accesibil, cum ar fi desktop-ul computerului. Odată ce lucrarea este finalizată, mutați-o în directorul de proiect în care stocați lucrările finalizate. Personalizați această metodă pentru a vă potrivi afacerii.
