Dacă organizația dvs. are mai mulți angajați și acești angajați călătoresc sau fac cumpărături pentru companie pe cardurile de credit personale, aveți nevoie de o politică de rambursare a cărților de credit.Politica de rambursare a cărților de credit vă permite să determinați ce cheltuieli vor fi rambursate, să stabiliți un plafon al cheltuielilor și să informați angajații despre modul în care funcționează procesul de rambursare.
Determinați dacă este necesară o aprobare prealabilă
Rambursarea cheltuielilor pentru cardurile de credit ale angajaților poate fi un coșmar bugetului dacă resursele umane și contabilitatea nu au nicio idee despre ce fel de taxe se așteaptă. Solicitarea unei aprobări prealabile pentru unele sau toate cheltuielile cu cărțile de credit poate elimina șocul autocolantului în timpul reconcilierii taxelor de rambursare a cărților de credit. Formularele de autorizare a cheltuielilor și a contractelor de cumpărare pot ajuta managerii să oprească cheltuielile neautorizate, ajutând în același timp resursele umane și contabilitatea să obțină o idee despre costurile care vor fi rambursate.
Setați limitele de cheltuieli
Limitarea rambursărilor cardurilor de credit prin stabilirea de limite pentru cheltuieli este un alt mod prin care politicile de rambursare a cărților de credit pot ajuta la prevenirea problemelor bugetare. Stabilirea limitelor de cheltuieli pentru mese, hoteluri și divertisment va menține rambursările de călătorie sub control, în timp ce rambursările pentru servicii sau materiale vor fi controlate prin comenzi de achiziție sau pre-autorizare. Cotele standard pentru mese, de exemplu, pot elimina nevoia angajaților de a-și întoarce încasările și sunt utile pentru organizațiile care procesează foarte multe rambursări.
Definiți ce cheltuieli vor fi rambursate
Orice politică de rambursare a cărților de credit ar trebui să definească în mod clar ce cheltuieli vor fi rambursate. Deși cheltuielile pentru alimente, călătorii și cazare sunt costuri standard pentru rambursare, cultura companiei poate dicta și alte costuri care sunt supuse rambursării, cum ar fi costurile de distracție a clienților, includerea sau excluderea băuturilor alcoolice și a serviciului de spălătorie pentru călătorii de afaceri extinse. Politica dvs. ar trebui să definească ce costuri pot fi rambursate și când, pentru a evita abuzul angajaților asupra conturilor de cheltuieli.
Determinați ce este necesar pentru a fundamenta rambursarea
Rambursarea tarifelor pentru cardurile de credit ale angajaților poate deveni rapid problematică pentru contabilitate și resurse umane dacă politica de rambursare nu determină ce documentație este necesară. În timp ce unele companii se bazează pe încasări individuale, altele utilizează chitanțe prin poștă electronică sau copii adnotate ale declarațiilor cărților de credit sau stabilesc certificate standard pentru cele mai multe cheltuieli rambursabile pentru a evita cu exactitate excesul de documente. Volumul rambursărilor la care se ocupă organizația dvs. ar trebui să dicteze politica dvs.
