Raportarea unei subvenții pe care organizația dvs. a primit-o reprezintă un aspect important al relației dintre instituția finanțatoare și beneficiarul finanțării. Rapoartele privind rapoartele oferă informații privind activitățile desfășurate în propunerea inițială de finanțare, noile descoperiri, capcanele, succesele și finanțele. Fiind cinstit, clar și viitoare într-un raport de granturi ajută instituția financiară să își măsoare impactul și să învețe din experiența organizației tale. Este important să se raporteze cu privire la rezultatele și activitățile specifice propuse în propunerea de finanțare inițială. Rapoartele de finanțare includ, de obicei, o scrisoare de intenție, o foaie de hârtie, o secțiune narativă și o secțiune financiară.
Colectați informații și depuneți sarcini
Când începeți să scrieți un raport de grant, doriți să fiți clară cu privire la specificul pe care l-ați propus în propunerea de finanțare și să fiți foarte familiarizați cu proiectul finanțat prin această finanțare. Consultați propunerea de finanțare și scrisoarea de acordare a grantului.
Cu mult înainte de expirarea termenului de raportare, solicitați asistență din partea șefilor departamentelor de care aveți nevoie pentru a finaliza grantul. De exemplu, consultați finanțele și contabilitatea situațiilor financiare, personalul de program pentru rapoarte de teren, directorul executiv pentru semnătură și comunicațiile pentru imagini.
Strângeți diferitele materiale și păstrați-le la vârful degetului, pe măsură ce le puneți pe toate împreună în raport.
Scrieți foaia de acoperire și secțiunea narrativă
Prima secțiune este foaia de acoperire și solicită informații și date de contact de bază care vor lega raportul de finanțare la propunerea inițială de finanțare. Această secțiune include numele legal al organizației dvs., intervalul de date al proiectului descris în subvenție, numele directorului executiv sau președintele organizației dvs., numele persoanei de contact cele mai familiarizate cu proiectul finanțat și raportul de subvenționare. De asemenea, includeți adresa dvs. completă de trimitere, numerele de telefon și de fax, adresa de e-mail, numele proiectului, valoarea grantului, numărul de identificare a subvenției și scopul grantului. Asigurați-vă că toate aceste informații corespund cu ceea ce se găsește în cererea inițială de acordare și în scrisoarea de acordare. În subsolul raportului, plasați numărul de identificare al grantului și numărul paginii din raport.
În secțiunea narativă, explicați modul în care finanțarea proiectului a făcut o diferență în comunitatea dvs. sau în viața persoanelor pe care le-ați ajutat. Puteți furniza date cantitative și statistici, cum ar fi rate de absolvire, niveluri de venituri sau grade. De asemenea, puteți furniza date calitative, cum ar fi sondaje, interviuri sau povestiri ale persoanelor sau familiilor care au beneficiat de serviciile dvs.
Spuneți grant-ului dacă ați descoperit ceva nou ca rezultat al grantului. Explicați în detaliu dacă s-a produs ceva neașteptat, bun sau rău.
Spuneți grant-ului dacă ați lucrat în colaborări cu alte organizații și cum a afectat proiectul. Acest lucru este important deoarece finanțatorii acordă valoare colaborării între organizații.
Distribuiți toate lecțiile învățate din proiect. Descrieți în detaliu orice provocări apărute în timpul proiectului dvs. și cum le-ați depășit. Dacă faceți acest lucru bine, veți câștiga foarte mult respect de la grantmaker. Ei apreciază atunci când organizațiile nonprofit le spun ca este spre deosebire de acoperirea cu zahăr a situației.
Lasa-l pe grant-manager să știe ce planuri viitoare sunt pentru proiect. Includeți sursele de finanțare dacă proiectul va continua. Explicați cum ați putea modifica proiectul, având în vedere noile experiențe învățate.
Mulțumiți grant-ului pentru generozitatea sa în a investi în proiectul dvs. Exprimă-ți recunoștința. Adăugați comentarii suplimentare pertinente.
Includeți finanțări
Beneficiarul poate solicita situații financiare specifice, cum ar fi veniturile, fluxul de numerar și un bilanț. Trimiteți declarațiile solicitate pentru anul de proiect. Explicați orice schimbări extreme în sănătatea dvs. financiară din momentul în care ați primit premiul de acordare a grantului în momentul în care raportați. Este mai bine să-i dați afirmația și să aveți o explicație bună decât să-l descoperi pe autorul grantului pe cont propriu. Fii în avion.
Furnizați o raportare detaliată a fondurilor din subvenția cheltuită pentru proiectele specifice. Detaliile pe care le furnizați în această secțiune trebuie să corespundă în mod direct bugetului dvs. din propunerea de finanțare.
Dacă ați avut costuri neașteptate, includeți-le în raport și identificați-le ca atare. Explicați, de asemenea, aceste costuri în secțiunea narativă a raportului de subvenționare.
Pachetul Raportului
Includeți o scrisoare de intenție scurtă detaliind conținutul raportului care ar trebui să includă numărul dvs. de identificare a premiului. Scrisoarea trebuie să fie de la directorul executiv al organizației sau de la președinte la echivalentul său la instituția de acordare a finanțării. Scrisoarea trebuie să-i mulțumească donatorului pentru finanțare, din nou. Niciodată nu poți mulțumi suficient.
Editați naratiunea de acordare cu ajutorul unui alt coleg. Luați o semnătura finală de la finanțe cu privire la finanțe. Asigurați-vă că fontul și tonul raportului sunt consecvente în timpul editării.
Atașați sondaje, grafice, hărți, statistici sau informații colectate pentru a măsura proiectul. Ați rezumat cele mai importante aspecte din secțiunea narativă, dar acestea ar trebui să fie disponibile ca referință. Prezentați toate datele cât mai concis posibil.
Utilizați atașamentele promoționale cu ușurință. Grantmakerii sunt foarte ocupați și pur și simplu nu au timp să se bată, deși fiecare dintre pliante dvs. de eveniment, imagini și comunicate de presă. Alegeți cele mai bune două sau trei imagini, o piesă media publicată sau difuzată și, probabil, un buletin informativ din partea organizației dvs. Dacă alegeți să atașați material suplimentar, asigurați-vă că vă ajută cazul și că este direct legat de proiect.
Obțineți o semnătură de la un reprezentant autorizat al organizației dvs. - probabil aceeași persoană care a semnat cererea de finanțare.
Trimiteți la timp
Trimiteți raportul de grant în mediul și modul dictat în scrisoarea de acordare. Instituția de finanțare poate cere un e-mail, poate avea un portal online sau preferă trei copii trimise prin poșta USPS. Este întotdeauna mai sigur să faceți dublu control.
Confirma primirea. Dacă nu primiți o confirmare automată, puteți contacta personalul corespunzător din cadrul instituției de finanțare pentru a confirma primirea raportului dvs. de acordare a grantului.
Salvați o copie pentru înregistrările dvs. Doar în cazul în care se întâmplă ceva cu livrarea raportului de finanțare, trebuie să fii pregătit să oferiți un alt exemplar grantului.
