Lumea digitală a făcut comunicarea, fără îndoială, cel mai important set de competențe atît pentru indivizi, cît și pentru corporații. Atunci când comunicațiile se prăbușesc în interiorul unei companii, este adesea un predictor al momentului în care alte dinamici ale locului de muncă vor urma această spirală descendentă. Pentru a stăpâni comunicarea, trebuie să înțelegem diferențele fundamentale dintre comunicările formale și cele informale și când fiecare este cel mai bine aplicat. Atunci când comunicarea este fluidă și deschisă, deseori duce la creșterea eficienței, a relațiilor mai bune și a unui moral mai mare.
Ce este comunicarea corporatistă?
Înainte de a intra în complexitatea metodelor de comunicare formale și informale, este bine să aveți o bază de bază a ceea ce cuprinde comunicarea corporativă.
Comunicarea corporatistă poate fi atât internă, cât și externă. Uneori poate fi vorba despre educarea angajaților cu privire la imaginea mărcii și despre cum să mențină și să proiecteze marca prin toate eforturile depuse. Comunicațiile sunt folosite pentru a construi relațiile cu părțile interesate. Prin mesaje, deteriorarea este controlată sau agravată atunci când lucrurile merg în lateral. Comunicațiile definesc marketingul, relațiile publice și conștientizarea mărcii externe. Este în mesagerie și comunicare că corporațiile creează cadre pentru unde se îndreaptă și ce proiecte se îndreaptă în jos pe conducte.
Pe scurt, comunicațiile corporatiste se află în spatele fiecărui aspect al afacerii moderne. A excela la comunicare este un mod-cheie atât pentru angajați, cât și pentru conducere, care își pot duce cariera la înălțimi mai mari.
Ce sunt metodele de comunicare formală și informală?
Oricare ar fi alegerea de a face ceva cunoscut este o metodă de comunicare și varietatea este vastă. Unele includ:
- Vorbind în jurul răcitorului de apă.
- Trimiterea unui e-mail la nivel de companie sau de la persoană la persoană.
- Postarea pe forumuri corporate.
- Împărtășirea într-un buletin informativ corporativ.
- Conectați o broșură pe buletinul de bursă al prânzului.
- Peer-to-peer mesaje de chat.
- Conversații de grup sau de echipă într-o companie de grup Slack sau board de bază.
- Adresați-vă unei mese rotunde corporative.
- Efectuarea unui discurs la un picnic de companie.
- Orice formă de text, de social media și chiar de videoclipuri.
- Emiterea unui raport al părților interesate.
Nici una dintre aceste metode nu este eficientă pentru comunicare. Cu toții vorbesc. Întrebarea este că sunt o metodă potrivită pentru acel mesaj? Și mai important, sunt ele inadecvate?
În unele regiuni, trimiterea de mesaje text după ore poate fi împotriva legii sau contravenție a termenilor contractuali ai unui angajat. Prietenia pe Facebook poate fi inadecvată pentru un supraveghetor sau manager, deoarece ar putea duce la o informalitate nelimitată în afara programului de lucru. De la o regiune la alta și de la o companie la alta, comunicarea de astăzi prezintă o varietate de dileme și considerații care ar trebui să fie recunoscute și înțelese atât de manageri, cât și de angajați.
Exemple de metode de comunicare informală
Comunicările informale reprezintă orice metodă de comunicare care nu respectă lanțul de comandă corporativă sau care aderă la cele mai bune practici stabilite în cadrul companiei. Poate include bârfe, zvonuri, chat-uri ocazionale, bâlbâieri și mai târziu. Se întâmplă în e-mailuri, prin texte, pe aplicații de mesagerie în grup, pe note scrise de mână, pe post-aplicații pe rapoarte, pe apeluri telefonice și chiar pe bloguri de echipă. Adesea, este considerat peer-to-peer, ceea ce înseamnă că rareori se întâmplă cu persoane de diferite niveluri de autoritate.
În general, poate fi impetuoasă, neplanificată, casuală și neconfirmată. De obicei, aceasta nu este menită să fie luată ca un ultim cuvânt și se așteaptă de multe ori să nu mai fie înregistrată.
Poate un angajat spune ocazional: "Am văzut rapoartele de vânzări și cred că înseamnă lucruri rele pentru siguranța locului de muncă". Aceasta este o comunicare informală care nu reprezintă în niciun caz linia de jos a companiei. Vânzările pot fi reduse din mai multe motive, de la un client major declarandu-se falimentul până la dezvoltarea de produse, care se prelungesc pentru o nouă lansare care ar putea face obiectul vechiului produs învechit. Pentru ca oricine să ia un astfel de comentariu flippant ca Evanghelia ar putea fi periculos pentru moralul echipei. Este important ca angajații să înțeleagă observațiile casual ca "comunicare informală" de la o persoană poate dăuna echipei.
Spune un alt angajat trimite un text la nivel de companie care să invite toată lumea pentru băuturile de după-oră la Wanda's Watering Hole, unde băuturile fericite sunt cele mai ieftine. Acest lucru sa întâmplat într-un cont corporativ și poate implica angajați, dar este o adunare oficială informală și nesancționată. Și aceștia sunt mari constructori de echipă și ar trebui încurajați, dar compania ar trebui să aibă politici cu privire la modul în care sunt organizate astfel de evenimente - cum ar fi nu prin conturile de e-mail ale companiei.
Comunicarea informală poate fi și orice fel de fotografiere a brizei. Angajații vorbesc despre weekend-ul lor sau răspândesc vestea că Joyce avea copilul ei. Piscinele de fotbal, discuții despre vreme, grijă de parcare sau întrebări cu voce tare despre lansările de produse ale noului trimestru - toate acestea sunt informale.
Atunci când comunicarea la locul de muncă este informală, adesea nu există nici o nevoie de a menține confidențialitatea și nici o așteptare a vieții private.
Exemple de metode de comunicare formală
Atunci când comunicăm formal la locul de muncă, există, în general, o atenție directă. Este de sus în jos, de jos în sus, lateral sau orizontal. Aceasta implică departamente și practici stabilite. Comunicarea formală este, în general, concepută în prealabil - este un mesaj care a fost gândit și planificat apoi difuzat pentru anumiți angajați, departamente specifice sau chiar pentru companie sau părțile interesate în ansamblu.
De asemenea, poate să apară în e-mailuri sau prin convorbiri telefonice. Dar cele mai importante criterii pentru comunicarea formală sunt că este considerată "prin canalele adecvate" de comunicare.
Un exemplu ar putea fi atunci când firma de alamă emite un e-mail cu un atașament scris în scris, explicând de ce orele suplimentare nu pot fi facturate și nu vor fi compensate pentru o anumită durată. O astfel de scrisoare va fi implicat conducerea, contabilitatea și, eventual, chiar departamentul juridic, astfel încât să protejeze compania de oricine care a înțeles greșit scrisoarea și încearcă să factureze ore suplimentare neaprobate. Probabil va implica o "chitanță de citire" pe un e-mail ca dovadă că fiecare destinatar a deschis și a citit acest comunicat.
Un raport de stoc pentru părțile interesate este o comunicare oficială. O analiză a angajaților cu un manager poate fi considerată o comunicare formală atunci când există un raport scris implicat. Un videoclip creat de conducere pentru a explica un proiect și accesibil prin cloud-ul corporației este formal, în timp ce un chat video este informal. Un post de blog al companiei este o modalitate formală de a obține știri despre produse sau servicii noi, nu numai pentru echipa unei companii, dar și pentru clienții existenți și potențiali. Când știrile proaste vor ieși în legătură cu un proiect și departamentul de relații cu publicul va pune capăt incendiilor, aceasta este o comunicare oficială externă.
Toate aceste metode de comunicare împărtășesc un lucru comun în comun - nici unul dintre ele nu este spontan. Toate sunt susceptibile de a include gramatică bună, limbaj concis, jargonul industriei, termeni corporativi și, probabil, chiar brandingul companiei.
De ce aveți nevoie de metode de comunicare formale și informale
Comunicarea influențează atât de mult ceea ce se întâmplă în viața noastră. Ea spulberă temerile; inspiră și educă. Construieste relatii si le poate distra.
Companiile care nu au comunicări bune suferă adesea o gamă largă de probleme. Poate face angajații confundați cu privire la acțiunile ce trebuie întreprinse sau cum să se comporte. Se pot produce ciocniri între departamente. Greșelile se întâmplă. Temperii se pot aprinde. Rezultatele pot fi totul, de la ineficiențe până la probleme juridice.
Cu o bună comunicare - atât cea informală cât și formală - cultura corporativă tinde să fie mai puternică, mai sănătoasă și mai productivă. Când angajații simt că au instrumentele necesare pentru a comunica între ele și cu conducerea, ei au adesea o mai bună înțelegere a rolurilor și obiectivelor lor.
Atunci când managementul are o gamă largă de căi disponibile pentru a comunica cu angajații, acesta creează relații mai bune, inspiră o mai mare loialitate și poate duce la creșterea productivității globale.
Dacă comunicarea se produce doar informal sau formal, ea creează conflicte.
Exemple de comunicare mixtă sau defectuoasă
Poate că conducerea nu se amestecă niciodată cu echipa lor. Poate că Peter, șeful vânzărilor, nu are nicio idee că John se simțea rău în mod regulat în ultima vreme, grație chipului curajos al lui John. Ca urmare, Peter nu-și dă seama că echipa este stresată, deoarece John se luptă atât de mult. Când Ioan îl informează pe Peter că a fost diagnosticat cu cancer, este un șoc, pentru că Petru nu a avut niciodată o evaluare în jurul răcitorului de apă și a evitat salturile informale de e-mail. Deoarece Peter a fost atât de îndepărtat la nivel informal, departamentul său de vânzări îl distruge și au temeri legate de diagnosticul de cancer al lui John pentru siguranța locului de muncă și sarcina lui iminentă.
Managerii buni înțeleg că comunicarea informală face ca relațiile să devină mai puternice, nu doar la sfârșitul lor, ci ca un bloc de moralitate pentru întreaga companie, de la recepționer până la conturile de încasat.
Ca o flipside, totuși, dacă comunicarea este doar informală, ea lasă angajații confuzi și frustrați. Dacă orice politică a companiei este emisă doar prin exploziile spontane și reacționate prin e-mail și nu a fost emis niciodată oficial ca o idee bine gândită, ea se poate simți ca și cum poarta țintă se mișcă constant. Este o politică adevărată sau doar o altă dispoziție pe care managementul o are?
Poate, în luna mai, șeful dezvoltării de produse scoate compania cu un e-mail scris în mod obișnuit, care spune: "Echipa a lucrat din greu la o nouă interfață care va face software-ul nostru de contabilitate mai ușor de utilizat pentru clienți. Nu sunt sigur pe un nume sau o dată de lansare, dar este cu siguranță în lucrări."
Apoi, în iulie, vine un e-mail spunând: "Ne întoarcem la desen pe interfețe. Scopul este o funcționalitate sporită, care duce la mai puține apeluri pentru clienți."
Cu toate acestea, nu a existat un comunicat oficial privind nimic despre redesign-ul interfeței. Ce ar trebui să spună sau să facă angajații cu privire la problemele de interfață dacă clienții solicită acest lucru? În acest caz, este imperativ ca compania să o conceapă împreună și să emită o comunicare formală care să spună exact ceea ce lucrează echipa de dezvoltare, deoarece informațiile esențiale pentru fiecare nivel al companiei, de la bugetare până la marketing, iar departamentele pot apoi să elaboreze un plan de acțiune pe viitoarele interfețe.
Cum să predați angajaților metodele de comunicare formale și informale
Când vine vorba de comunicare, sunt mai multe în joc decât oricând. Politicile sunt esențiale în mediile corporatiste, iar atunci când le stabiliți, este formal. Sunt necesare instrucțiuni scrise, cu clarificări date în funcție de necesități. Poate că clarificarea poate apărea prin adresarea personalului într-o întâlnire sau prin acordarea unui canal Slack pentru discuții, dar este important să nu existe ambiguități.
Invitați angajații să se angajeze și să pună întrebări dacă nu sunt siguri de nimic. Lăsați-i să știe că este bine să trimiteți un e-mail sau altă comunicare scrisă dacă ar dori o hârtie pe răsfoire. O astfel de hârtie trasează și compania.
Politicile ar trebui să indice locul în care firma se află pe lucruri precum bârfa - că poate fi dăunătoare și neproductivă, că toți angajații merită atât respect cât și intimitate în chestiuni atât la locul de muncă, cât și în afara acesteia. Politicile ar trebui, de asemenea, să clarifice faptul că, în timp ce oamenii sunt liberi să folosească mijloacele de comunicare socială ca persoane private, nu trebuie să împărtășească produse de lucru sau să vorbească despre chestiuni legate de companie pe canalele lor sociale.
Instrucțiunile pot, de asemenea, să clarifice dacă este bine să utilizați mesajele informale în cadrul serviciului sau dacă astfel de comunicări ar trebui să se limiteze la aplicațiile de mesagerie și altele asemenea. Acestea ar trebui să stipuleze dacă există reguli de trimitere prin SMS sau e-mail după ore și dacă angajații sunt așteptați să monitorizeze aceste situații în afara locației.
De asemenea, în cazul în care politicile privind flirtul și hărțuirea ar trebui repetate, acestea sunt întotdeauna comunicări informale care adesea supun regulile companiei.
În cele din urmă, un manual scris despre comunicarea în cadrul companiei este cel mai bun mod de a stabili cultura de comunicare corporatistă. Amintiți-vă, comunicarea informală este o parte valoroasă, de construcție a moralei în orice loc de muncă și ar trebui să i se permită să înflorească uneori. Sigur, poate fi scos din mână dacă este non-stop, astfel că societatea ar trebui să aibă îndrumări cu privire la momentul potrivit și ce ar trebui să fie discutat neoficial. Cuceriri sexuale, nu, dar un weekend minunat într-o cabină, e bine.
În final, prin crearea unui mediu de lucru pozitiv și deschis, veți găsi că firma dvs. se bucură de un mediu mai puțin stresant și mai productiv, cu angajați care se simt mai loiali și mai apreciați la locul de muncă.
