Scrierea unei chitanțe de mână poate părea de modă veche sau chiar pretențioasă, dar clienții apreciază faptul că ați făcut efortul suplimentar pentru a vă asigura că au o evidență a cheltuielilor. Chiar și firmele cu plăți automatizate înregistrează uneori întreruperi de alimentare și defecțiuni la serviciul de internet. În loc să pierdeți afacerea, puteți scrie o chitanță pentru vânzarea de bunuri de mână dacă nu vă ocupați de achiziții de volum mare.
De ce să furnizăm chitanțe?
Furnizarea de chitanțe corecte are multe beneficii pentru clienții dvs. și pentru dvs., comerciantul. Practica vă protejează reputația de comerciant sau furnizor de servicii. Fișa de vânzări pe care o furnizați vă arată clientului că a primit toate bunurile și serviciile pe care le-a cumpărat la prețul corect. De asemenea, chitanța documentează preferințele specifice ale clientului. Urmărirea preferințelor clienților și a tiparelor de cumpărături vă ajută să urmăriți inventarul și să planificați restaurările.
În plus față de menținerea respectării standardelor IRS și a standardelor din industrie, furnizarea de facturi precise include și următoarele:
- Vă protejează angajații de acuzații false de practici incorecte sau necinstite.
- Practica facilitează rezolvarea litigiilor.
- Furnizarea de chitanțe ajută la stabilirea datelor de începere și de expirare a garanției.
Cum se scrie o chitanță de plată
Pentru scopurile IRS, fiecare chitanță de plată pentru afaceri trebuie să includă ziua, luna și anul în care a avut loc tranzacția, o listă a tuturor articolelor cumpărate sau a serviciilor furnizate și suma totală plătită. Standardele industriale pentru întreprinderi dictează că includeți și numele și informațiile de contact ale companiei, împreună cu metoda de plată utilizată, fie că este vorba despre numerar, cec, comanda de plată, card de credit sau transfer de fonduri electronice.
Sunt încasările o cerință legală?
În multe state, proprietarii trebuie să furnizeze o chitanță în scris, în cazul în care chiriașul cere una, indiferent de modalitatea de plată a chiriașului utilizat. Unele state solicită numai încasări pentru achiziții care depășesc o anumită sumă în dolari. Chiar și într-un oraș care nu dispune de astfel de cerințe legale, cu toate acestea, practicile cele mai bune din industrie impun să furnizați o chitanță pentru fiecare tranzacție. Un simplu "Doriți să primiți chitanța?" îndeplinește orice obligație juridică sau din industrie în acele state care nu vă solicită să le furnizați.
Care este semnificația probelor de plată?
Dovada plății include chitanța inițială de cumpărare, cecurile anulate, extrasele bancare și extrasele de carduri de credit. Pagina de confirmare a tranzacției sau un e-mail de confirmare poate fi, de asemenea, o dovadă a plății dacă include data, o listă cu toate elementele sau serviciile achiziționate și forma specifică de plată care a fost utilizată pentru a finaliza achiziția.
Cum să scrieți manual o primire a plății
Indiferent dacă utilizați un șablon de chitanță sau nu, urmați acești pași pentru a scrie o chitanță conformă:
- Scrieți un număr de chitanță în colțul din dreapta sus al chitanței. Pentru a evita să oferiți unui client același număr de tranzacție, începeți cu numărul 001 și mergeți de acolo. Atâta timp cât includeți și data de astăzi, puteți utiliza aceleași numere a doua zi.
- Scrieți numele companiei și informațiile de contact din colțul din stânga sus. Includeți telefonul, faxul, adresa de e-mail și site-ul companiei, împreună cu programul dvs. de lucru. Nu numai că aceste informații vor ajuta clientul să stabilească dacă achiziția a fost sau nu o cheltuială de afaceri, dar clientul poate trece adresa și orele de funcționare prietenilor și familiei.
- Treceți peste o linie și începeți să listați toate articolele achiziționate, împreună cu o scurtă descriere a fiecăruia și încheiați cu prețul de achiziție al elementului din extrema dreaptă.
- Furnizați un total de preț total înainte de a scădea orice cupoane. După aceasta, luați toate reducerile și furnizați noul total. Adăugați taxa pentru vânzări. Adăugați taxe de expediere și de manipulare, dacă aceasta nu este o achiziție în magazin.
- În cele din urmă, scrieți metoda de plată utilizată și numele clientului pe ultima linie a chitanței sau oriunde scrie "primită de la". Dați clientului o copie și păstrați-o pe celălalt pentru înregistrările dvs.
