Deoarece inventarul este compus din unități fizice de produse care ocupă fie spațiu de depozitare, fie spațiu de depozitare, poate părea imposibil să existe un sold negativ al stocurilor. Cu toate acestea, în gestionarea inventarului, în care inventarul este urmărit îndeaproape folosind sisteme informatice și metode contabile, greșelile din proces pot provoca, de fapt, un echilibru negativ al stocurilor. Aceste probleme trebuie corectate pentru ca gestionarea inventarului să funcționeze corect, ceea ce înseamnă reducerea soldului negativ la o singură cauză.
Probleme privind locația
Un sold negativ care rezultă dintr-o diferență de locație este cauzat atunci când o companie anunță sau înregistrează accidental produsul în depozitul sau magazinul greșit. Acest lucru duce la produsele rămase într-un singur loc de depozitare, în timp ce sunt expediate dintr-un alt loc de depozitare, când în realitate sa întâmplat invers - dar înregistrările companiei arată altfel. Aceasta duce la un exces de produse înregistrate într-un singur loc și la un sold negativ într-o altă zonă. Acest lucru poate apărea și atunci când se înregistrează numere greșite pentru inventarul transferat.
Probleme de producție
Procesul de producție poate fi foarte complex când vine vorba de înregistrare. Produsele secundare, cantitățile de resturi, numerele de loturi și statisticile de producție trebuie, de asemenea, să fie corelate corespunzător. O greșeală, o tranzacție de duplicare sau o neînțelegere a unei facturi pot arăta că ar fi trebuit să se producă mai mult inventar decât a fost de fapt, creând un inventar fantomă și un sold negativ care este rezolvat când se găsește greșeala.
Probleme legate de timp
Sincronizarea este una dintre cele mai simple tipuri de solduri negative de inventar. Atunci când se comandă un inventar nou, expedierea inventarului poate fi înregistrată ca fiind completă înainte ca inventarul să nu mai fie produs, ceea ce duce la un sold negativ. Acesta este rezultatul unei întârzieri în procesare, și nu al unei erori și ar trebui corectat în timp.
Considerații privind ajustările
Ajustarea inventarului pentru a avea grijă de balanțele negative poate fi dificilă. Când vine vorba de problemele legate de sincronizare, ajustarea inventarului va crea o problemă nouă atunci când tranzacțiile sunt finalizate și numerele de inventar sunt brusc prea mari. Ajustarea pentru o diferență bazată pe locație poate rezolva problema cărții, însă afacerea trebuie să verifice în mod dublu pentru a vedea dacă produsele au fost transferate fizic în locațiile potrivite. În producție, o ajustare nu va rezolva în primul rând erorile organizaționale care au creat calcularea greșelilor.
