Documentele de politică și de procedură ale companiei sunt un factor cheie în menținerea eficienței, coerenței și comunicării clare. Unele companii optează pentru crearea de documente individuale pentru diferite proceduri, în timp ce altele colectează toate politicile și procedurile într-un manual pe care îl prezintă fiecărui angajat. Politicile și procedurile bine documentate oferă beneficii angajaților, clienților și companiei.
Așteptați așteptările
Politicile companiei determină adesea așteptările privind comportamentul angajaților pe teme precum participarea, oportunitatea, codul de îmbrăcăminte, regulamentele de siguranță și multe altele. Documentele de politică și de procedură indică adesea responsabilitatea companiei față de angajații săi, inclusiv angajarea egalității de șanse, concediul și concediul de familie, concediul de familie etc. Contactele de angajare și scrisorile de ofertă pot face trimitere la manualul de politici și proceduri al companiei (sau manualul angajaților) angajatul este de acord să respecte regulile stabilite în manual. Unele companii solicită angajaților noi să semneze un formular care să indice că au primit manualul.
Încurajați eficiența
Cea mai eficientă modalitate de a atinge un obiectiv este baza fundamentală a proceselor companiei. Este posibil ca aceasta să nu fie cea mai ușoară sau cea mai rapidă cale, dar este cea mai mică modalitate de a atinge obiectivul fără a sacrifica calitatea, riscul sau ignorarea oricăror cerințe de reglementare. Teoretic, dacă fiecare angajat urmează procedura stabilită pentru fiecare sarcină, de fiecare dată, compania va îndeplini toate obiectivele în cel mai eficient mod posibil. În realitate, procedura preferată nu poate fi posibilă de fiecare dată, așa că multe procese includ, de fapt, o politică specifică cu privire la modul de gestionare a unei astfel de situații. Aceasta ar putea include aprobarea de la un nivel superior sau pur și simplu o documentație suplimentară.
Încurajați coerența
Consistența generează în general eficiență. Atunci când oamenii fac lucruri la fel de fiecare dată, în cele din urmă devin capabili să finalizeze procesul într-o perioadă mai scurtă de timp, ceea ce înseamnă că pot face mai multă muncă în același timp. Coerența sporește, de asemenea, încrederea. Metodele consistente asigură clienților că firma își va gestiona conturile cu aceeași grijă și precizie în timpul fiecărei interacțiuni. Consistența îi ajută pe angajați și pe clienți să știe la ce să se aștepte atunci când se confruntă cu o anumită situație.
Rămâneți legal
Legile, organismele de reglementare sau companiile de asigurări solicită companiilor să documenteze și să distribuie anumite procese și proceduri. De exemplu, majoritatea statelor solicită companiilor să aibă un proces stabilit pentru tratarea creanțelor de despăgubire ale angajaților și să se asigure că toți angajații știu cum funcționează procesul. Societățile de asigurări și agențiile de reglementare, cum ar fi OSHA, solicită companiilor să detalieze politicile de siguranță, în special în mediul de producție. Includerea acestor informații într-un document de proces și procedură permite companiei să îndeplinească cerințele de distribuție.
Comunică eficient
O companie poate avea mai mulți angajați, mai multe locații și / sau angajați care lucrează în diferite schimburi. Angajații vor părăsi compania și noii angajați se vor alătura companiei. Cea mai ușoară modalitate de a comunica așteptările și procesele tuturor angajaților fără a lipsi pe nimeni, lăsând informații sau să fie inconsecvente, este să scrieți și să distribuiți un document formal de politică și de procedură. Asigurarea că toți au acces la aceleași informații ajută, de asemenea, să protejeze compania împotriva costurilor nefondate de încetare.
