Politicile și procedurile clare, bine scrise vă asigură că operațiunile zilnice reflectă viziunea dvs. de afaceri pe termen lung și declarația de misiune. De asemenea, ele creează un cadru pentru luarea unor decizii consecvente și corecte și depun eforturi pentru protejarea intereselor legale ale afacerii dvs. Procesul de adoptare, care constă, în general, în revizuirea, testarea, modificarea și ratificarea, este esențial pentru a asigura că politicile și procedurile sporesc, mai degrabă decât să împiedice realizarea acestor obiective.
Examinați politicile și procedurile de lucru
Faza de adopție, care este a treia etapă a ciclului de viață al politicilor și procedurilor, începe cu o revizuire aprofundată. În multe întreprinderi, echipa de conducere efectuează o examinare inițială înainte de a adopta propunerile de rezoluții privind modificarea, testarea sau aprobarea. Uitați-vă să vedeți dacă o politică propusă se leagă de un obiectiv strategic și dacă procedurile vizează o politică parentală. De asemenea, asigurați-vă că verbiage-ul este ușor de înțeles și adresează publicului vizat. Trimiteți orice scriere care nu reușește revizuirea inițială înapoi la scriitor pentru revizuire.
Stabilirea regulilor de feedback
Creați reguli, inclusiv date limită, pentru a oferi feedback despre modificări sau cereri complete de revizuire. Orice lucru trimis după o revizuire inițială ar trebui să includă feedback-ul adecvat, nu o declarație precum "nici un aviz". De exemplu, cereți ca feedbackul să înceapă cu declarații precum "proiectul cere modificări minore" sau "proiectul este inacceptabil și are nevoie de o semnificație modificări pentru a fi eficiente ". Urmați aceste declarații de deschidere cu modificări sau recomandări de revizuire specifice.
Faza de testare
Implementați politica și procedurile asociate utilizând o audiență limitată și o anumită perioadă de timp. Cel mai adesea, publicul este departamentul sau utilizatorii cei mai direct afectați. Perioada de timp ar trebui să fie suficient de lungă pentru a evalua efectul asupra operațiunilor zilnice și eventualele repercusiuni. Instruiți managerii și angajații afectați să vă ofere un feedback despre dacă rezoluția este eficientă sau dacă modificările ar putea face o rezoluție mai eficientă, mai eficientă sau mai conformă cu o directivă de conformitate.
Ratificați și implementați
Ratificarea este ultimul pas în aprobarea politicilor și procedurilor. Pentru o afacere mică, cu o structură organizațională plată și puțini factori de decizie, aceasta poate fi la fel de simplă ca și proprietarul afacerii, care semnează și instruiește resursele umane să introducă rezoluția în manualul angajatului. Pentru o întreprindere de dimensiuni medii sau mari, ratificarea implică cel mai adesea o revizuire finală și o discuție, urmată de votul de rezoluție. Odată aprobate, politicile și procedurile se îndreaptă către faza de implementare.
