Având un manual online de politici și proceduri, orice angajat poate să vadă politicile și procedurile în orice moment fără a fi nevoie să vă faceți griji cu privire la actualizările recente. Compayul evită imprimarea mai multor copii pe hârtie, după cum este necesar pentru diferite departamente. Primul pas este să scrieți manualul pentru politici și proceduri, iar următorul lucru este să creați un cont gratuit cu Google Docs, o interfață bazată pe web care permite unui membru să încarce documente și să le împărtășească altora. Apoi încărcați documentul și setați nivelurile de permisiune ale celor care pot vizualiza documentul.
Elementele de care aveți nevoie
-
Programul de procesare a textului instalat pe un PC
-
conexiune internet
-
Adresa de email
Deschideți un document nou în aplicația software de procesare a textului. Descrieți scurt ce conținut trebuie să fie inclus în manualul de politici și proceduri. Puteți rupe manualul după departament și apoi în funcție de fiecare departament. Asigurați-vă că includeți informații de contact pentru membrii personalului cheie responsabili de fiecare departament. Formatați și corectați documentul. Salvați-vă munca.
Conectați-vă la Internet și vizitați google.docs.com. Creați un cont utilizând o adresă de e-mail de serviciu desemnată cu o parolă care conține litere și numere. Verificați-vă e-mailul pentru e-mailul de confirmare de la Google cu informații despre noul dvs. cont și faceți clic pe link-ul de confirmare din e-mail pentru a finaliza procesul de cont.
Conectați-vă în noul cont nou creat. Faceți clic pe "Încărcați documentul" lângă opțiunile de meniu din partea stângă. Va apărea o nouă fereastră cu două secțiuni în ea. Bara de stânga arată desktopul sau fișierele de pe hard disk, în funcție de modul în care a fost setat. Utilizați pictogramele săgeată din partea de sus a ferestrei pentru a naviga la locul în care ați salvat manualul de politici și proceduri. Faceți clic pe fișierul manual de proceduri și proceduri pentru al face să apară în caseta "Nume fișier". Dați clic pe "Deschideți". Documentele Google vă vor afișa o bară de stare în momentul în care încărcarea este finalizată.
Faceți clic pe "Înapoi pentru a gestiona documentele". Faceți clic pe caseta de validare din dreptul noului Manual de politici și proceduri încărcate.
Faceți clic pe "Partajați documentul" din bara de instrumente de deasupra manualului. Aceasta va deschide o altă casetă mică în care puteți introduce adresele de e-mail ale celor cărora doriți să aveți permisiunea de a vizualiza sau edita documentul. Dacă supervizorul nu ți-a spus altfel, alege "Vizualizare" pentru acum. Când faceți clic pe "Invitați", acesta va trimite un e-mail nou celor listați, anunțându-i că există un nou document pe care îl pot vedea. Acum aveți un manual complet de politici și proceduri online.
sfaturi
-
Puteți personaliza setările jucând cu niveluri de permisiune și de notificare. Dacă doriți, Google Docs vă poate informa pe cei pe care îi invitați de fiecare dată când se face o modificare a documentului. Acest lucru permite colegilor dvs. să știe că există o versiune actualizată pe care să o puteți vedea. Ca alternativă, Google Docs oferă, de asemenea, un link de pe pagina principală pentru a vă distribui documentul ca o legătură web permanentă, ceea ce ar putea facilita distribuirea către mai multe persoane și ar putea elimina necesitatea de a actualiza nivelurile de permisiuni zilnic.
Avertizare
Nu partajați parola Google Docs cu oricine nu doriți să aveți acces pentru a efectua modificări în cont.
