Un sistem de numerotare pentru politici și proceduri ajută utilizatorii să navigheze printr-un manual pe suport de hârtie sau online. Un sistem standardizat prevede o organizare logică și asigură că un utilizator poate găsi informații fără a fi nevoit să scaneze fiecare pagină și o rubrică. Organizarea departamentelor și un sistem de numerotare numerică sau alfanumerică sunt modalități simple și eficiente de a vă asigura că o politică sau o procedură poate avea o singură locație posibilă în manual.
Aspectul politic și numărarea paginilor
Organizați politicile în ordine alfabetică, incluzând fiecare câte un capitol separat și numărați fiecare capitol folosind un număr compus, cum ar fi 1.0 și 2.0. De exemplu, dacă politica departamentului de resurse umane ocupă capitolul cinci, utilizați capitolul "5.0 - Resurse umane". Numărul paginilor din fiecare capitol în ordine succesivă, nu în ordine succesivă de la începutul până la sfârșitul manualului.
Numerotarea procedurilor
Creați numere pentru proceduri prin adăugarea numerelor de capitole. De exemplu, dacă "5.0 - Resurse umane" include șase proceduri, numerotați-le de la 5.1 la 5.6 și includeți numele fiecărei proceduri. Utilizați litere de indentare, litere mici și litere mici pentru a identifica pașii și sub-pașii din cadrul fiecărei proceduri. De exemplu, dacă procedurile de terminare ocupă poziția 5.2, folosiți literele "a, b și c" pentru a identifica pașii în terminarea unui angajat. Dacă oricare dintre aceste etape include sub-etape, identificați-le folosind cifre romane de mici dimensiuni, cum ar fi "i, ii, iii".
Considerații privind sistemul de numerotare
Deși un sistem de numerotare bun permite revizuiri, nu este absolut sigur în ceea ce privește adăugările. Dacă este posibil, asamblați manualul și creați sistemul de numerotare numai după ce ați terminat să creați toate politicile și procedurile necesare. În caz contrar, va trebui fie să adăugați politici noi la sfârșitul manualului, fie să re-numărați totul pentru a menține ordinea alfabetică.
