Cheia pentru a scrie proceduri și politici puternice este de a face documentele suficient de rigide pentru a documenta regulile organizației, dar suficient de flexibile pentru a putea fi urmate cu ușurință, mai ales fără devieri, deoarece trebuie să documentați fiecare mic de pe traseul proiectat. Puteți auzi proceduri și politici denumite POS sau proceduri standard de operare într-o mulțime de organizații. Aceste documente formează coloana vertebrală a unei organizații, așadar scrierea corectă a acestora va contribui la menținerea afacerii în cale și va asigura că procedurile standard se desfășoară în același mod de către întregul personal. Dacă lucrați într-o industrie reglementată, cum ar fi companiile farmaceutice sau biotehnologice, SOP-urile puternice sunt absolut esențiale pentru succesul afacerii dvs., deoarece Administrația pentru Alimentație și Medicamente se uită la aceste documente în primul rând în orice audit.
Elaborați o schiță a tuturor procedurilor și politicilor pe care organizația dvs. le are nevoie. Crearea unei schițe scurte a procedurilor și a politicilor vă va ajuta să vă organizați scrierea. Gruparea politicilor și procedurilor pe departamente vă poate ajuta să vă organizați gândurile. Organizați conturul cu cele mai importante documente de la început, astfel încât să puteți prioritiza redactarea SOP-urilor. La urma urmei, trebuie să începeți undeva și să începeți cu cele mai importante mijloace care se vor realiza cel puțin. Este posibil să trebuiască să revizuiți aceste prime documente după ce ați scris SOPS. Este imperativ ca SOPS să nu fie în conflict între ele.
Întrebați procedurile și politicile individuale în jos în sarcinile separate implicate în completarea fiecărui document. În conturul dvs., adăugați sub-sarcini pentru fiecare document astfel încât pașii să fie clari, logici și în ordine. În acest mod, documentele se scriu aproape. Asigurați-vă că adăugați numai pașii cei mai cuprinși. Dacă vă scriu prea detaliat SOPS, există prea multe șanse de a avea abateri. Nu este un lucru bun.
Interviu personalul care îndeplinește sarcinile. Nu treceți cu vederea contribuția valoroasă a angajaților care efectuează în prezent sarcinile. SOP-urile trebuie să documenteze modul în care se fac lucrurile și aceștia sunt cei care știu. Deci, cereți muncitorilor și nu managerilor să facă o redactare de proiecte de documente. Ele pot fi întotdeauna întărite de un scriitor tehnic.
Completați conturul dvs. cu proceduri mai detaliate pentru ca personalul dvs. să-l urmeze. Este cea mai bună practică de a păstra simplitatea atunci când scrieți politici și proceduri. Este, de asemenea, o practică pe scară largă acceptată de a scrie la nivelul clasa a cincea din S.U.A. - aceasta înseamnă că un al cincilea elev trebuie să poată citi și înțelege fiecare cuvânt.
Decideți cine va semna procedurile și politicile. Deconectarea ar trebui să conțină anumite nume de nivel înalt, astfel încât șefii să fie conștienți de modul în care se fac lucrurile. Unele organizații conduc fiecare politică și procedură prin intermediul departamentului de resurse umane sau al filialei lor juridice pentru a se asigura că nu sunt încălcate legile.
Apelați o întâlnire de examinare pentru a aduna toți semnatarii într-o singură cameră pentru a discuta politica. Dacă este posibil, atragerea tuturor părților într-o singură cameră pentru a avea o discuție despre o politică specifică va muta documentul într-un ritm mult mai rapid decât să îl transmită și să ceară observații. Dacă într-adevăr doriți să accelerați lucrurile, stabiliți un obiectiv al încheierii SOP la sfârșitul întâlnirii.
Semnați, data, controlați versiunea și distribuiți procedurile și politicile finalizate. Luați în considerare oferirea fiecărui angajat unui manual de angajați care poate fi actualizat cu documentele revizuite, după cum este necesar. De fapt, creați o politică și o procedură pentru manipularea notebook-urilor, inclusiv auditarea manuală a angajaților periodic pentru a vă asigura că tot personalul trebuie să fie actualizat.
Examinați programele operaționale aprobate existente la timp. Fiecare POS ar trebui revizuit fie anual, fie, cel puțin, bi-anual, pentru a se asigura că practicile și politicile nu s-au schimbat. Asigurați-vă că primiți noi semnături și date, astfel încât, dacă este auditat, există o pistă clară a versiunilor din spate.
sfaturi
-
Procedurile standard sunt adesea ignorate de întreprinderile mici, dar sunt vitale pentru asigurarea sănătății afacerii.
