Întreprinderile, contractorii individuali și organizațiile nonprofit construiesc declarații de politică pentru a exprima liniile directoare care guvernează executarea și participarea la serviciile lor. Aceste politici stabilesc protocoale și stabilesc parametrii la care trebuie să adere toți cei care intră în contract sau vizitează o locație. Realizarea acestor politici începe cu contribuția tuturor entităților organizaționale, pe lângă stabilirea unei corelații directe cu obiectivele companiei. Pentru scriitorii de politici, cercetarea, pregătirea și deciziile privind formatele și distribuția domină cea mai mare parte a procesului de scriere a protocolului.
Pregătiți-vă să scrieți. Adunați materialele care iau notă, securizați un calculator desemnat sau un procesor de text și alegeți un spațiu pentru a efectua cea mai mare parte a scrisului. În plus, alegeți limba primară a politicii sau a protocolului, luând în considerare stilul de redactare și tipurile de fonturi pentru documentul de politică.
Desfășurați o întâlnire cu personalul cheie pentru a vă ajuta să creați o nouă politică sau document. De exemplu, parametrii politici de securitate fizică necesită atât un reprezentant al resurselor umane, cât și un personal de securitate să își prezinte opiniile cu privire la cerințele de politică. Luați minute de întâlnire pentru a le folosi în crearea de politici sau protocoale din informațiile colectate.
Evaluați misiunea companiei sau a serviciului. Utilizați limba și aplicația misiunii companiei ca ghid pentru tonul general al politicii sau protocolului. De exemplu, repetarea măsurilor de planificare și raportare atentă are o importanță importantă pentru factorii de decizie din cadrul comunității de siguranță industrială.
Cercetați publicul. Numărați numărul clienților, contractanților sau angajaților care constituie publicul primar pentru documentul de politică. Identificați locația profesională sau de afaceri a acestor persoane pentru a determina localizarea și cerințele de distribuție. În plus, revizuiți descrierile posturilor și contractele de angajați pentru posibila includere în documentul de politică.
Examinați aspectul fizic al locului de muncă sau al spațiului de afaceri. Documentați dimensiunile, căile de circulație existente și zonele dedicate, cum ar fi toaletele și saloanele angajaților, pentru a fi utilizate în crearea unei porțiuni de mediu și siguranță a documentului de protocol. Contactați agențiile externe, cum ar fi departamentul de pompieri local sau organizația de siguranță la locul de muncă, pentru a determina cerințe cum ar fi limitele maxime de capacitate și dispozitivele obligatorii de siguranță împotriva incendiilor.
Examinați documentele companiei existente. Adunați toate scrisorile de politică existente ale companiei, manualele de protocol anterioare și documentele legate de servicii pentru a le utiliza în construirea unui nou document de politică și de procedură. Identificați informațiile depășite și actualizați datele esențiale după cum este necesar. Pentru formularele care necesită semnături oficiale, găsiți semnatarul inițial sau un înlocuitor sau surogat corespunzător. Înlăturați în mod corespunzător datele depășite, care pot conține în continuare informații sensibile.
Siguranța și utilizarea produselor de cercetare. Distribuitorii de produse, comercianții cu amănuntul sau producătorii trebuie să cerceteze măsurile de utilizare și siguranță corespunzătoare unui produs vândut sau fabricat. Adăugați aceste informații în secțiunea de procedură a manualelor de politici de servicii, prezentând date de siguranță și de urgență. Adăugați date de manipulare și de depozitare în siguranță pentru elementele existente sau care conțin materiale periculoase.
Creați mai multe formate. Cartea și versiunile electronice ale politicii sau ale protocolului oferă confort pentru publicul documentului. Documentele de politică electronică permit cititorilor să revadă convenabil politica din mai multe locații. În plus, formatul de carte sau de hârtie oferă o versiune fizică pentru o examinare rapidă atunci când este necesar.
