Înainte de angajarea primului angajat, o companie trebuie să-și formalizeze politicile și procedurile; acest lucru este valabil pentru orice companie. Politicile și procedurile unei companii formează o fundație; cu cât sunt mai bine elaborate politicile și procedurile și cu cât sunt mai incluzive, cu atât mai bine va funcționa afacerea.
Caracteristicile politicii
Politicile unei companii cuprind mai mult decât politica obligatorie de stat și federală, care sunt impuse de lege; politicile unei companii întruchipează poziția companiei cu privire la aspecte specifice, ambele legate de funcționarea internă a companiei și mai multe lucrări externe. Politicile vor acoperi poziția companiei în ceea ce privește timpul liber, zilele de vacanță și sărbătorile. Acestea vor indica, de asemenea, opinia companiei cu privire la modul în care ar trebui tratat clientul, prin politicile de servicii pentru clienți și politicile privind returnările, bunurile deteriorate etc. Politicile companiei vor dicta modul în care sunt protejate informațiile și actele administrative - ci acțiunile generale pe care compania le alege și de ce.
Caracteristicile procedurii
Ca o completare a politicilor, care dictează de ce se face ceva, procedurile companiei explică modul în care se realizează o acțiune. Acest lucru este important în special pentru companiile mari. Un standard de performanță și o comunitate în ceea ce privește îndeplinirea sarcinilor contribuie la dezvoltarea unei coerențe care este atât profitabilă, deoarece diminuează curba de învățare și simplifică sarcinile și contribuie la satisfacerea angajaților, prin faptul că standardele de performanță sunt clar definite, procedurile sunt consecvente.
Beneficii
Beneficiul principal al stabilirii politicilor și procedurilor este o mai mare coerență. Acest tip de consecvență, expus intern și extern, ajută compania să opereze cu o mai mare eficiență și consecvență. Consistența contribuie în continuare la perceperea de către clienți a calității și integrității companiei. Acest tip de consecvență este atât de important încât există mandate legale pentru companii mai mari, cum ar fi Sarbanes-Oxley, pentru a garanta coerența părților interesate. Întreprinderile mai mici beneficiază de coerența oferită de politici și proceduri. De exemplu, având cărți consecvente este ceva ce un potențial investitor va căuta. De fapt, nu este neobișnuit ca un potențial investitor sau ofițer de împrumut să solicite o copie a politicilor și procedurilor unei companii, numită și manualul companiei sau manualul angajaților, din acest motiv.
Manual
Manualul / manualul pentru angajați al companiei este o colecție oficială a politicilor și procedurilor unei companii. Pe lângă faptul că manualul este, în multe cazuri, prima corespondență formală pe care compania o va avea cu un angajat și poate fi solicitată de investitori, manualul formalizează de asemenea operațiunile afacerii, oferind o referință că un nou angajat pot merge atunci când nu sunt siguri de o politică sau de procedură, precum și oferă un temei juridic pentru acțiunile disciplinare ale angajaților. Numeroase procese au fost înlăturate deoarece compania avea un manual al angajaților, care a indicat în mod clar politicile și procedurile companiei.
Prejudecăți
Acestea fiind spuse, manualul angajaților (și, prin urmare, politicile și procedurile formalizate) nu este ceva care ar trebui privit ca un instrument penal sau o obligație legală. În timp ce manualul funcționează în aceste scopuri, companiile cu cele mai bune manuale de manageri (citiți: cele mai utile) utilizează manualul ca o oportunitate de a construi o fundație care să asigure că toată lumea se află pe aceeași pagină, fie în procedurile reale, aceste proceduri se fac astfel.
