Bugetul pentru furnizarea de birouri este o defalcare a costurilor care poate servi drept plan de cheltuieli. În formă scrisă, bugetul specifică modul în care compania va cheltui fonduri destinate proviziilor utilizate în operațiunile de birou. Planul ar trebui să fie realist, astfel încât să poată fi ușor de înțeles și de respectat. Bugetul de aprovizionare de birouri este un instrument necesar pentru măsurarea cheltuielilor generale ale unei companii. Pregătirea unui buget vă va permite să gestionați eficient costurile și să mențineți o gamă rezonabilă de cheltuieli operaționale care să nu depășească veniturile din afaceri. Bugetul de bază pentru furnizarea de birouri include, în general, numai cheltuielile care sunt absolut necesare pentru o afacere eficientă. Bugetul poate fi mărit în timp, după cum este necesar, în timp ce afacerea crește.
Examinați articolele de birou care sunt esențiale pentru funcționarea afacerii. Creați o foaie de calcul pentru a afișa elemente precum pixuri, diverse tipuri de hârtie, marcaje, creioane, cerneală pentru imprimante, capsatoare și capse, coli de hârtie, dosare de fișiere, consumabile poștale, plicuri și bandă. Asigurați-vă că includeți elemente specifice pentru afacerea dvs. particulară. De exemplu, dacă furnizați date de rezervă sau aveți de a face față stocării media, veți avea nevoie de CD-uri sau DVD-uri și de alte materiale și echipamente specializate.
Examinați costul articolelor și obțineți o cantitate totală lunară pentru fiecare articol. Documentați calculele pe foaia de calcul. Adăugați toate numerele individuale pentru fiecare element împreună pentru totalul bugetului lunar. Apoi multiplicați totalul lunar cu 12 pentru suma anuală a bugetului de birou. Adăugați încă 10% pentru extindere.
Cercetați diferiți furnizori de servicii de birou pentru a găsi cele mai rentabile prețuri. Creați o foaie de calcul separată pentru a compara datele de la diferiți furnizori pentru elementele pe care le utilizați în mod regulat pentru a desfășura o afacere. Furnizorii independenți vor furniza de multe ori citate pentru tine să ia în considerare. Calculați estimările vânzătorului pentru costul mediu lunar aproximativ. Includeți aceste date plus 10% pe foaia de calcul.
Comparați estimările totale ale furnizorilor cu estimarea dvs. actuală și cea originală. Creați o copie a foii de calcul inițiale estimate de la Pasul 1 pentru a le utiliza în examinarea modificărilor de preț. Utilizați noua foaie de calcul ca șablon pentru bugetul dvs. actual. Ajustați prețurile pentru articolele găsite mai puțin la diferiți furnizori. Rețineți vânzătorul, prețul și data pe foaia de calcul pentru urmărirea ulterioară. Luați în considerare fiecare articol din listă și eliminați acele elemente care nu sunt absolut necesare.
Evaluați și revizuiți bugetul lunar. Încercați să utilizați un instrument bugetar, cum ar fi cel oferit de Microsoft, pentru a gestiona finanțările pentru birou. Dezvoltați în mod sistematic un sistem de monitorizare a bugetului pentru birou. Reglați periodic și revizuiți prețurile și utilizarea furnizării. Ajustați bugetul în funcție de noile descoperiri și tăiați ori de câte ori este posibil. Dacă se întâmplă o depășire a costurilor, luați măsuri pentru a găsi reduceri în alte moduri, profitând de vânzări și alte oferte de furnizori.
