Indiferent dacă sunt trimise de către serviciul poștal sau prin e-mail, scrisorile de afaceri respectă întotdeauna un anumit format și stil. În urma formularului ajunge rapid la punct și le spune cititorului dvs. despre alte documente conexe pe care le-ați inclus, cum ar fi un CV, un contract semnat sau copii de facturi plătite. Detașarea atașamentelor în corpul scrisorii dvs. și notarea acestora în partea de jos a scrisorii dvs. este un mod profesionist de a ajuta destinatarul să înțeleagă de ce scrieți și ce materiale suplimentare ați trimis.
Spuneți cititorului de ce scrieți
O scrisoare de afaceri bine scrisă începe cu o singură propoziție care explică de ce scrieți. Spuneți destinatarului ce și câte documente atașați și de ce le includeți. Ar trebui să începeți cu expresii cum ar fi "Includeți CV-ul meu pentru postul de asistent manager" sau "Atașat este o copie a scrisorii pe care am primit-o confirmând plata mea recentă".
Evitați să fii prea formal
Scrisul scris al afacerii dvs. nu ar trebui să includă fraza mult mai formală "Vă rugăm să găsiți anexat …" Deși nu este greșit din punct de vedere gramatic, acest tip de limbă scrisă scrisă este folosit în majoritatea revistelor academice, documente oficiale și locuri unde este necesară o creștere a gradului de gravitate. Ca regulă generală, evitați limbajul prea formal în corespondența zilnică de afaceri și e-mailurile.
Listează atașamentele sau incintele de mai jos semnătura dvs.
În partea de jos a literei după linia de semnătură este locul potrivit pentru a lista atașamentele. Dacă trimiteți un e-mail, spațiu dublu după semnătură și apoi citați atașamentele cu o notație scurtă, cum ar fi "Atașament: CV pentru Jane K. Doe". Dacă trimiteți o scrisoare prin serviciul poștal, ați adăuga o notație care descrie pe scurt în două rapoarte, sub semnătura. Puteți scrie cuvântul "incintă" (Exemplu: "Enclosure: Market Summary Monthly") sau utilizați abrevierea obișnuită "enc." ("Enc: CV pentru John K. Doe)
Sfaturi suplimentare pentru e-mail pentru companii
Cum se numește atașamente: Formatarea este critică atunci când trimiteți un email de afaceri. Numele de fișier al atașamentului ar trebui să aibă legătură cu e-mailul dvs. Includeți numele dvs., o scurtă descriere a subiectului și data e-mailului. Dacă există mai multe pagini la atașamentul dvs., indicați și acest lucru.
Atașați fotografii eficient: Dacă trimiteți fotografii, asigurați-vă că vă decupați fotografiile pentru a afișa numai ceea ce este relevant și pentru o dimensiune mică sau medie care se va descărca rapid pe computerul sau pe dispozitivul destinatarului.
Asigurați-vă că includeți totul: Înainte de a sigila plicul sau de a apăsa butonul de expediere, asigurați-vă că dulapurile sunt în plic sau că ați atașat documentele la e-mail. Mulți recrutorii și alte companii pot elimina scrisori care nu includ atașamentele solicitate. De asemenea, dă impresia că expeditorul este lipsit de griji.
