Toate tranzacțiile financiare pentru orice organizație sunt eventual postate în registrul general într-un fel sau altul. Atunci când un program de calculator este folosit pentru contabilitate, cele mai multe date financiare sunt postate într-o contabilitate sub formă de sub-registru sau în conturi de încasat - care se înregistrează automat în registrul general. Cu toate acestea, unele înregistrări trebuie trimise direct în registrul general. Tranzacțiile care sunt adesea postate direct în registrul general sunt cheltuieli de capital, acumulări de dobândă, acumulare de depreciere, ajustări care vor fi inversate în următoarea perioadă contabilă și alte ajustări ale contului care nu pot fi efectuate printr-o sub-registru. Când se înregistrează în registrul general, trebuie acordată o atenție deosebită pentru a fi corectă, deoarece corectarea greșelilor cu mai multe înregistrări de cărți generale duce la înregistrări contabile dezordonate. În afară de aceasta, însă, postarea în registrul general nu este complicată.
Asamblați toate documentele referitoare la intrările pe care trebuie să le înscrieți în registrul general. Acestea pot include contracte de cumpărare, contracte de închiriere sau de împrumut, planuri de amortizare și programe de amortizare.
Pregătiți o foaie de calcul pe computer sau pe hârtie, detaliind fiecare intrare generală care trebuie înregistrată. Includeți o descriere completă a intrării registrului general, contul precis care urmează să fie debitat și suma, apoi contul corespunzător care urmează să fie creditat și suma. Păstrați sumele dvs. de debit într-o coloană din stânga și credite într-o coloană din dreapta.
Completați debitele și creditele pentru toate intrările din registrul dvs. general și asigurați-vă că totalurile de debit și credit sunt identice. Dacă ați pregătit foaia de calcul pe computerul dvs., imprimați-l pentru referință în timp ce introduceți datele în modulul dvs. general.
Accesați modulul registrului general în programul dvs. de contabilitate de pe computer. Verificați dacă data pentru registrul dvs. general este setată la perioada în care doriți să postați înregistrările. Acest lucru este important deoarece intrările sunt adesea postate în registrul general după expirarea perioadei. De exemplu, în timp ce luna curentă ar putea fi efectiv luna februarie, este posibil să înregistrați înregistrări generale pentru luna ianuarie, deci, în acest caz, asigurați-vă că data cărții dvs. generale este stabilită în ianuarie.
Tastați intrările din registrul dvs. general în modulul dvs. general în conformitate cu manualul de utilizare al software-ului dvs. contabil.
Imprimați un raport al intrărilor neînregistrate în registrul general. Corectați înregistrările din registrul dvs. general, verificând foaia de calcul (și adăugând casete de mașină, dacă este necesar) pe care ați pregătit-o deja. Efectuați toate corecțiile necesare la intrările din registrul dvs. general. Nu postați încă în registrul general.
Faceți o copie de rezervă a datelor din registrul dvs. general. Etichetați în mod clar copia de rezervă a datelor din registrul general și păstrați-o într-o locație sigură.
Postați înregistrările din registrul dvs. general în conformitate cu manualul de utilizare al software-ului dvs. contabil. Imprimați o înregistrare completă a intrărilor pe care le-ați postat în registrul dvs. general. Păstrați-le în fișierele sau registrele corespunzătoare ca parte a înregistrărilor dvs. contabile permanente.
sfaturi
-
Documentați întotdeauna cu atenție toate intrările pe care le postați în registrul general, deoarece nu puteți fi sigur niciodată că veți fi în măsură să explicați mai târziu înregistrările din registrul dvs. general. Stocați-vă documentația în siguranță, ca parte a înregistrărilor dvs. contabile permanente. Dacă nu utilizați un computer, ci doar contabilitatea pe suport de hârtie, înregistrați sau inserați manual înregistrările directorului general exact în cărțile dvs. într-un format contabil general acceptat, asigurându-vă că actualizați soldurile tuturor conturilor afectate. Documentați întotdeauna înregistrările din registrul dvs. general și păstrați înregistrările dvs. contabile într-o locație foarte sigură.
