Registrul general este locul în care se înregistrează toate informațiile și înregistrările sistemului contabil al unei companii și în care sunt înregistrate toate tranzacțiile. Este, de asemenea, în cazul în care informațiile din situațiile financiare (bilanțul, situația veniturilor și situația fluxurilor de trezorerie) sunt extrase din situația financiară. Registrul general trebuie păstrat echilibrat și actualizat pentru ca înregistrările contabile să fie complete și exacte.
Determinați dacă registrul general este în echilibru. Periodic, de obicei lunar, cărțile unei companii vor fi echilibrate și închise. Aceasta înseamnă că sunt efectuate toate intrările de ajustare necesare pentru a echilibra registrul general. Situațiile financiare sunt extrase din registrul general. Înregistrările de închidere sunt făcute pentru a stabili soldurile de început pentru perioada următoare - adică actualizați registrul general. Înregistrările de închidere nu trebuie făcute până când registrul general nu este în echilibru pentru perioada curentă. În cazul în care soldurile inițiale sunt incorecte pentru perioadele ulterioare, acestea vor continua să fie valabile pentru toate perioadele următoare până la efectuarea ajustărilor corecte.
Rulați un raport de bilanț al procesului care arată balanțele de început și soldul final. Dacă totalul soldului inițial nu este egal cu zero, executați din nou raportul privind soldul de încercare.Perioada în care balanțele de început egalează cu zero este cea în care apare prima problemă de neajuns.
Folosind intervalul de date în cauză, tipăriți raportul sursei detaliilor registrului general pentru toate jurnalele și loturile.
Examinați raportul sursei detaliilor registrului general și identificați eventualele intrări care nu sunt față-verso. Când găsiți o intrare care nu este față-verso, va trebui să consultați imprimarea originală a registrului pentru a identifica ce parte din înregistrare lipsește.
Va fi necesară o intrare unilaterală pentru a introduce partea lipsă a intrării. Pentru a face o intrare unilaterală, probabil că veți avea nevoie de drepturi de supraveghere la sistem.
Pentru a face intrarea ajustabilă în jurnalul general, introduceți jurnalul original, numărul lotului și data de înregistrare din registru. În câmpurile de introducere a datelor, introduceți numai conturile și datele care lipsesc. Odată ce aceste intrări sunt complete, tipăriți jurnalul general și actualizați.
Confirmați că nu vă mai pierdeți echilibrul. Comparați soldul final pentru raportul de testare pentru perioada respectivă.
Repetați întregul proces pentru fiecare perioadă ulterioară până când ajungeți în perioada curentă și nu mai aveți balanță. Mergeți înainte, ar trebui să lucrați doar cu perioada curentă, deoarece ați corectat toate perioadele anterioare și nu veți închide cărțile fără a mai echilibra mai întâi registrul general.
Trebuie remarcat faptul că registrul general poate echilibra și totuși să fie incorect, acest lucru se întâmplă atunci când debitele sunt egale cu creditele, dar au fost făcute înregistrări la conturi greșite.
