Procesele-verbale ale ședințelor de consiliu sunt documente juridice și sunt disponibile pentru inspecție publică, făcându-le înregistrări importante pentru o afacere sau alt tip de organizație. Cu cât sunt mai formale, cu atât mai important este faptul că ele sunt aprobate de consiliu înainte de a fi diseminate. Folosind câteva exemple de bune practici simple pentru înregistrarea și aprobarea minutelor, vă veți ajuta să simplificați acest proces și să reduceți numărul de documente.
Examinați procesul de înregistrare a minutelor de întâlnire mandatate de organizație. Mulți urmează regulile de ordine ale lui Robert, permițând secretarului de înregistrare să folosească și să urmeze un șablon pentru a lua notițe și a crea minutele finale. Întrebați când și dacă trebuie să includeți numele membrilor consiliului care fac comentarii sau întrebări sau dacă ar trebui să le protejați intimitatea. De exemplu, ar putea fi necesar să scrieți: "Sa discutat că concurentul nostru, XYZ Corporation, folosea publicitate înșelătoare și că FTC ar trebui contactat", mai degrabă decât "Bob Smith a declarat că credea că concurentul nostru XYZ Corporation publicitatea înșelătoare și FTC trebuie contactate. Debbie Jones și Hank Johnson au fost de acord."
Asigurați-vă că înregistrați minutele cu precizie. Cereți membrilor consiliului de administrație să nu mai vorbească sau președintele să aștepte înainte de a începe o nouă discuție ori de câte ori vă aflați în urmă în luarea de note. Cereți membrilor să repeta sau să clarifice orice informație pe care nu o găsiți clară. Membrii comitetelor de repetare a mișcărilor fac, inclusiv o mișcare originală și versiunea finală modificată, ori de câte ori este introdusă o mișcare. Faceți acest lucru indiferent dacă mișcarea este detașată și dacă aceasta trece sau nu. Înregistrați totalurile tuturor voturilor, în loc să spuneți pur și simplu că a trecut un vot.
Trimiteți procesul-verbal președintelui consiliului, directorului executiv sau comitetului executiv înainte de a le trimite la pensiune completă, dacă aceasta este procedura organizației dvs. După ce primiți aprobarea de a trimite minutele la pensiune completă, trimiteți documentul fiecărui membru al consiliului, indiferent dacă a participat sau nu la ședință și dacă va fi sau nu la ședința la care se va aproba procesul-verbal. Trimiteți minutele suficient de devreme, astfel încât membrii consiliului să le poată citi, să adreseze întrebări despre acestea, să discute subiecte de cercetare și să solicite clarificări.
La următoarea ședință a consiliului de administrație care constituie un cvorum, președintele sau orice membru al consiliului de administrație conduce următoarea ședință pentru a face o propunere de aprobare a procesului-verbal de către consiliul de administrație. Cvorumul este numărul minim de membri ai consiliului care trebuie să ia măsuri oficiale. Așteptați ca mișcarea să fie detașată și apoi luați conducătorul întâlnirii pentru a discuta. În timpul discuției, solicitați depunerea, detașarea și trecerea unei mișcări dacă există modificări sau corecții care trebuie făcute în procesul-verbal. După discuție sau dacă nu există discuții, convocați liderul ședinței întrebarea sau luați votul pentru a aproba procesul-verbal.
sfaturi
-
Verificați dacă organizația dvs. are o reglementare sau altă regulă privind data până la care membrii consiliului trebuie să primească minute de întâlnire.
