Întâlnirile bugetare sunt importante pentru că vă permit să vă prezentați șefului sau șefilor dvs. unde proiectul dvs. este în funcție de bugetul său. În cadrul întâlnirii, puteți discuta eventualele creșteri sau scăderi ale bugetului alocat și sugerați modalități de a reduce costurile pentru a vă menține bugetul pe cont propriu. De asemenea, întâlnirile bugetare vă permit să vă invocați cazul pentru mai multe finanțări pentru proiectul sau activitatea dvs. Întâlnirile bugetare generale determină modul în care un departament sau compania se ocupă financiar, stabilind obiective și limite pentru controlul banilor și rămânând profitabile. Este relativ ușor să se stabilească o întâlnire cu bugetul.
Elementele de care aveți nevoie
-
Săli de conferințe sau ședințe
-
Serviciul de e-mail
Determinați cine ar trebui să participe la ședința de buget. În mod tipic, ar trebui să invitați CFO-ul companiei, VP al finanțelor sau altă persoană în echipa de conducere a companiei care se ocupă de finanțe. Dacă lucrați pentru o companie mai mare, invitați persoana din biroul dvs. care gestionează banii, cum ar fi un controlor sau directorul departamentului de contabilitate. De asemenea, trebuie să vă invitați pe șeful dvs., pe managerul de proiect și pe orice alți membri ai personalului superior conectați la proiectul sau departamentul dvs.
Verificați orarul tuturor persoanelor invitate la întâlnire. Căutați deschideri comune atunci când toată lumea este programată să se afle în oraș și la birou. Unele instrumente de birou, cum ar fi Microsoft Outlook, vă permit să vizualizați orarele și disponibilitatea altor colaboratori.Dacă nu puteți accesa orarul tuturor, adresați-i asistenților sau persoanelor fizice care sunt disponibilitățile lor viitoare.
Alegeți o durată pentru întâlnire, cum ar fi 30 sau 60 de minute. Permiteți suficient timp pentru a prezenta informațiile despre buget și a lăsa loc de întrebări și timp de discuție. Dacă credeți că vă va lua o oră pentru a prezenta informațiile despre buget, alegeți o durată de 90 de minute pentru a vă permite un timp suplimentar.
Alegeți o zi și o oră pentru întâlnire în funcție de momentul în care toată lumea este disponibilă și de durata întâlnirii. Dacă întâlnirea va dura 90 de minute, alegeți primul interval de timp de 90 de minute atunci când toată lumea este disponibilă.
Trimiteți o notificare privind solicitarea de întâlnire prin e-mail și cereți tuturor destinatarilor să răspundă pentru a indica dacă acceptă solicitarea de întâlnire sau dacă nu o pot face. Sau, setați întâlnirea cu modă veche, rezervându-l personal sau prin intermediul asistentului participantului. Când solicitați întâlnirea fie personal, fie prin e-mail, oferiți pe scurt o prezentare generală la nivel înalt a agendei de întâlnire: reduceri bugetare, rapoarte financiare, starea bugetului și așa mai departe.
Modificați întâlnirea dacă persoanele care trebuie să fie acolo nu pot participa. Alegeți următorul slot disponibil atunci când supraveghetorii financiari și alte persoane necesare sunt disponibile pentru durata planificată a întâlnirii.
Amintiți tuturor participanților la întâlnirea viitoare în acea săptămână sau în acea dimineață. Dacă ați trimis cererea de întâlnire prin e-mail, software-ul ar putea să reamintească automat participanților o notificare electronică.
sfaturi
-
Stabiliți întâlniri bugetare recurente pentru a vă întâlni cu aceleași persoane în fiecare lună sau săptămână pentru a discuta bugetele proiectelor sau departamentelor.
