Cele mai multe companii pregătesc un buget anual, denumit și un plan anual. Conducerea superioară, în special directorul executiv, este responsabilă pentru aprobarea bugetului final, care devine apoi ghidul pentru operarea companiei. Procesul de aprobare poate dura mai mult timp decât pregătirea bugetului în sine, deoarece trebuie luate decizii dificile cu privire la prioritizarea cheltuielilor. Efectuarea acestor decizii necesită o discuție considerabilă între membrii echipei manageriale.
Consolidarea bugetului
În corporații suficient de mari pentru a avea departamente sau diviziuni, managerii acestor unități funcționale sunt responsabili pentru pregătirea bugetelor proprii, pe care le supun departamentului financiar. Bugeturile departamentale sunt consolidate de personalul financiar pentru a crea bugetul pentru compania în ansamblu. Procesul de bugetare începe deseori cu un management de vârf care oferă orientări pentru managerii divizionali, cum ar fi ipotezele privind mediul economic în anul următor. Dacă bugetul unui manager este aprobat sau nu, este adesea o funcție a cât de îndeaproape respectă liniile directoare date. În cazul în care managementul de vârf încearcă să mențină costurile în jos, un manager care propune o majorare de 20% a cheltuielilor pentru departamentul său va avea cel mai probabil să își revizuiască bugetul.
Revizuirea de către personalul financiar
Departamentul de finanțe efectuează revizuirile inițiale ale bugetelor departamentului. Ei analizează cheltuielile propuse sau, în cazul departamentelor producătoare de venituri, ipotezele utilizate pentru pregătirea prognozei veniturilor. Ei caută diferențe semnificative față de bugetul de anul trecut. Scopul lor este să se asigure că fiecare buget este rezonabil și realizabil. De asemenea, doresc să identifice eventualele reduceri bugetare în cazul în care managementul de vârf decide că cheltuielile totale propuse pentru companie sunt prea mari.
Revizuirea de către Top Management
Conducerea superioară analizează bugetul consolidat și decide dacă previziunile privind veniturile și profiturile sunt în concordanță cu obiectivele pe care le stabilesc pentru anul următor. Dacă profitul estimat este mai mic decât cel așteptat, compania trebuie fie să determine modalitățile de a genera venituri suplimentare, fie să reducă cheltuielile pentru a îmbunătăți profitul de jos. Analiza oferită de departamentul financiar este extrem de utilă pentru a le ajuta să identifice domeniile care necesită explicații suplimentare de la administratorii divizionali - sau cheltuieli care par prea mari și pot fi reduse.
Discuție cu managerii de divizie
Conducerea superioară se întâlnește cu fiecare director de departament, uneori cu un membru al personalului financiar care participă, pentru a înțelege mai bine cererile de buget pe care le-a prezentat managerul. Directorul diviziei trebuie să vină pregătit să-și apere cererile. Managementul superior trebuie să cântărească consecințele reducerilor bugetare majore. Reducerea cheltuielilor de marketing, de exemplu, poate avea un efect negativ asupra veniturilor viitoare. Managementul de vârf are sarcina dificilă de a se asigura că fiecare departament dispune de resursele necesare pentru a funcționa eficient, păstrând în același timp cheltuielile totale suficient de mici pentru ca societatea să poată menține profitabilitatea.
Realizarea deciziilor dure
Un manager de departament poate să nu fie mulțumit de bugetul său final dacă consideră că conducerea de vârf a făcut reduceri semnificative. Dar, sperăm, conducerea de vârf a comunicat motivele acestor decizii dificile. Când procesul de aprobare bugetară se finalizează, fiecare manager trebuie să se simtă corect tratat. În mod ideal, el simte că are resurse ample pentru a-și atinge obiectivele departamentale și, ca rezultat, este gata să depună un efort maxim în anul următor.
