Comunicarea unei sarcini suplimentare de îndatorare printr-un memoriu intern al companiei este o modalitate bună de a stabili răspunderea și de a vă asigura că angajatul dvs. înțelege noi îndatoriri. La fel cum faceți și cu orice alt document de afaceri, păstrați-l scurt și simplu prin includerea doar a informațiilor necesare pentru ca angajatul să înțeleagă instrucțiunile.
Memo Format
Scrieți un titlu clar și descriptiv. Dacă trimiteți nota prin e-mail, introduceți și titlul în câmpul subiect, etichetați e-mailul cu un steag de mare importanță și includeți o chitanță de citire. Deși ar trebui să urmați, în general, un format de memo tipic prin includerea unui antet, a unei declarații de deschidere, a unui segment de activitate și a secțiunilor de închidere, de discuție și rezumate, de obicei, nu sunt necesare. În segmentul de activitate, utilizați o listă numerică sau puncte de bullet pentru a identifica și a evidenția sarcini noi sau suplimentare.
Conținut informativ
Segmentele de deschidere și sarcină sunt cele mai importante secțiuni din acest tip de notă. Furnizați informațiile de fundal necesare în secțiunea de deschidere. De exemplu, spuneți angajatului motivul pentru care încredințați sarcini suplimentare și când vor începe aceste noi îndatoriri. Datele și orele de livrare pentru orice întâlniri care pot avea loc înainte ca angajatul să-și asume sarcini suplimentare. Dacă este necesar, furnizați un punct de contact pe care angajatul îl poate adresa pentru întrebări. Definiți fiecare taxă suplimentară - în mod clar și în totalitate - în segmentul de activitate. Închideți nota cu o scurtă vă mulțumesc și arată sincer sprijinul.
