Un raport de cheltuieli este un raport prezentat unui client sau angajator care detaliază cheltuielile pe care un angajat sau contractor le-a plătit în timp ce îndeplinește o sarcină pentru client sau angajator. Rapoartele de cheltuieli sunt, de asemenea, menținute de către proprietarii de afaceri în scopuri fiscale.
Funcţie
Un raport de cheltuieli documentează costurile de desfășurare a unei anumite activități, care sunt transmise persoanei, organizației sau societății în numele căreia sa desfășurat activitatea. În mod normal, un raport privind cheltuielile detaliază doar cheltuielile pe care autorul ar dori să le fie rambursate pentru cheltuieli. În mod normal, chitanțele și jurnalele sunt furnizate în sprijinul unui raport de cheltuieli pentru a verifica dacă cheltuielile au fost efectiv suportate.
folosire
Un raport de cheltuieli este adesea folosit pentru a rambursa contractorii și angajații, asigurându-se că acestea au respectat o politică internă de cheltuieli, precum și regulile privind veniturile interne ale serviciilor Serviciului Intern de Venituri. Rapoartele de raportare sunt, de asemenea, păstrate pentru a dovedi IRS că anumite cheltuieli au fost suportate în cursul activității.
Cele mai frecvente cheltuieli pentru care angajații sunt rambursați sunt cheltuielile de călătorie, masa și divertismentul.
Cheltuieli de calatorie
Biletele de avion, kilometrajul pe un vehicul personal, taxele de plată, taxele de închiriere de mașini, camerele hoteliere, mesele mâncate pe drum, sfaturile plătite serviciilor de întreținere a hotelului și taxele de parcare pentru aeroport sunt exemple ale cheltuielilor pe care mulți clienți sau angajatori le vor rambursa în cazul în care un raport de cheltuieli cheltuielile sunt furnizate.
Cheltuieli de mese și de divertisment
Luarea unui client potențial la masa de prânz sau sărbătorirea unei promoții la un bar cu un coleg sunt atât exemple de cheltuieli de masă și de divertisment pe care un client sau angajator le poate rambursa atunci când este prevăzut un raport de cheltuieli. Înainte de rambursare, angajatorul sau clientul poate solicita chitanțe care să permită documente și alte taxe de servicii.
Conturi de cheltuieli cu cardurile de credit
Multe organizații și corporații solicită angajaților să plătească cheltuielile de afaceri utilizând un card de credit emis în numele angajatului. Angajatul este adesea personal responsabil pentru plata facturii.
Organizația sau societatea va primi o copie a facturii și nu va rambursa cheltuielile reflectate în această factură de card de credit decât atunci când documente justificative, cum ar fi chitanțe, jurnale și justificarea afacerii, sunt furnizate sub forma unui raport de cheltuieli.
Avertizare
Este important să se înțeleagă politica de cheltuieli sau așteptările clientului / angajatorului înainte de a suporta cheltuielile pentru care se așteaptă rambursarea. Foarte puține lucruri pot acoperi un client-contractant sau o relație de angajare mai rapid decât un dezacord asupra banilor.
Este adesea o idee bună să păstrați o copie a chitanțelor transmise împreună cu un raport de cheltuieli, în cazul în care este necesară depunerea duplicatului.
