Câștigurile de angajare ale angajaților sunt esențiale pentru înregistrarea salariilor datorate, a timpului liber și a absențelor angajaților. Mulți angajatori stochează înregistrările de timp ale angajaților și salariile lor ca o copie de siguranță a metodei de procesare a salariilor. Înregistrările istorice sunt utile dacă trebuie să verificați salariile angajaților, reținerile fiscale și deducerile salariale. Cu toate acestea, legile federale prevăd perioada în care angajatorii trebuie să-și mențină un loc de muncă, care include perioada pentru care angajatorii ar trebui să țină și înregistrările de timp. Conform legilor federale, angajatorii ar trebui să păstreze foaia de lucru pentru cel puțin doi ani.
Rapoartele de angajare cuprind informații despre misiunile de muncă, performanța, disciplina sau acțiunile corective ale angajatului, precum și orice contracte sau acorduri, cum ar fi un contract colectiv de muncă sau un contract de muncă. Informațiile privind compensațiile sunt, de asemenea, o parte a înregistrării angajaților, împreună cu înregistrările de timp care conțin, în general, informații personale, cum ar fi numărul de securitate socială al angajatului, rata salariului, clasificarea scutită sau neexhaustivă, concediul sau indemnizația plătită în afara timpului de angajare și, în unele cazuri, sau cu o rată diferențiată de remunerare.
Foile de înregistrare sunt înregistrările de angajare
În funcție de practicile de păstrare a înregistrărilor de către angajator, foile de pontaj fac parte din evidența locurilor de muncă sau sunt stocate separat ca evidențe de salarizare. În orice caz, înregistrările de timp și foile de pontaj sunt considerate o înregistrare a locurilor de muncă și, prin urmare, sunt supuse anumitor legi care impun obligațiile angajatorilor de a ține evidența.
Legea privind standardele muncii echitabile
Angajatorii care fac obiectul Legii privind standardele muncii echitabile trebuie să respecte reglementările privind salariul minim, remunerarea orelor suplimentare, clasificarea scutită și neexhaustivă și evidența referitoare la tot ceea ce privește salariile angajaților. FLSA nu are nevoie de un format specific pentru menținerea foilor de pontaj ale angajaților, dar agenția solicită angajatorilor să mențină anumite informații detaliate privind timpul angajatului și să plătească.
Înregistrarea înregistrărilor
Păstrarea înregistrărilor pentru înregistrările salariale și contractele sindicale este de trei ani. Pentru perioadele de timp și înregistrările care conțin informații specifice, cum ar fi zilele lucrate, deducerile, retinerea și alte detalii, cerința este de doi ani. Cele mai bune practici în domeniul resurselor umane ar recomanda probabil menținerea tuturor înregistrărilor privind salariile și compensațiile angajaților timp de trei ani, deoarece există o suprapunere semnificativă între înregistrările pe care angajatorii trebuie să le păstreze timp de doi ani și înregistrările pe care angajatorii trebuie să le păstreze timp de trei ani.
Există cerințe separate pentru tipurile de evidențe pe care angajatorii ar trebui să le mențină pentru lucrătorii scutiți; totuși, este în interesul angajatorilor să păstreze înregistrări în mod similar și pentru o perioadă egală de timp. Acest lucru îi ajută pe angajatori în cazul apariției unor întrebări legate de comparațiile dintre lucrătorii scutiți și cei care nu sunt în exercițiu. Atunci când angajatorii păstrează evidenta înregistrărilor angajaților pe baza unui proces cu totul diferit de angajații nonexempt, este dificil să justifice practicile de resurse umane cu privire la plata cu scutire față de nicio taxă dacă înregistrările nu sunt menținute într-o manieră consecventă pentru aceeași perioadă de timp.
Regulile de înregistrare ale EEOC
Guvernul federal facilitează angajatorilor să stabilească ceea ce trebuie să mențină și pentru cât timp să stabilească reguli similare, care să permită înregistrarea de înregistrări intermediare. Comisia pentru egalitatea de locuri de muncă din SUA aplică legi antidiscriminare și, ca parte a autorității sale de executare, solicită ca angajatorii să mențină salariale și alte evidențe de muncă timp de trei ani. De fapt, EEOC spune că înregistrările care ar putea deveni parte dintr-o cerere în temeiul Legii privind egalitatea de plată ar trebui să fie păstrate timp de cel puțin trei ani. Fișele de muncă, inclusiv înregistrările de timp care fac parte dintr-o acuzație oficială de discriminare, trebuie păstrate până la soluționarea definitivă.
