Conturile de plată sunt documente importante pentru o persoană sau o afacere. În mod ideal, afacerea dvs. ar trebui să pună în aplicare un sistem de stocare sau de depozitare care permite proprietarilor și a altor persoane să recupereze chitanțe și înregistrări pentru active și conturi atunci când este necesar. În timp ce afacerea dvs. nu trebuie să își păstreze permanent conturile de plăți, ar trebui să le păstreze timp de cel puțin 10 ani.
O decadă de înregistrări
Cât timp ar trebui să păstrați fișierele de afaceri în dosar depinde de acțiunea, cheltuiala sau evenimentul înregistrărilor documentului, potrivit Serviciului de venituri interne. Documentele care se referă la tranzacții și plăți ar trebui să fie păstrate timp de cel puțin 10 ani, potrivit Financial Web. Aceste documente includ declarații bancare, contracte, conturi de plătit și înregistrări de încasat și cecuri anulate.
Efecte de păstrare a înregistrărilor
Motivul principal pentru păstrarea evidențelor contabile plătibile este dacă cineva are o întrebare despre o vânzare sau un contract vechi. În astfel de cazuri, trebuie să puteți localiza în timp util elemente legate de vânzare sau de contract. Accesul la înregistrările de plăți de conturi este, de asemenea, important în cazul în care un client sau un angajat vă dă în judecată afacerea.
Țineți IRS fericit
IRS sugerează păstrarea înregistrărilor care susțin un element de venit sau deduceri pe o declarație fiscală până la expirarea perioadei de limitare a restituirii, adică perioada în care vă puteți modifica declarația fiscală pentru a vă solicita un credit sau pentru a vă rambursa. Aceasta înseamnă că trebuie să aveți la dispoziție înregistrări de plată a conturilor, astfel încât să puteți înregistra câștigul sau pierderea din vânzarea sau cedarea unui activ pentru perioada de timp în care activul rămâne în serviciu. Ulterior, trebuie să păstrați toate înregistrările și chitanțele care aparțin activului pentru încă trei ani, potrivit QBalance.com.
Mai mult decât înregistrările
Pentru a maximiza spațiul și pentru a minimiza posibilele pierderi de înregistrări de la incendiu, furt sau distrugere, afacerea dvs. poate dori să meargă fără hârtie. Prin transferarea înregistrărilor de plăți la un sistem electronic de evidență, compania dvs. poate reduce costurile administrative și timpul personalului. Programele sunt disponibile online și local la magazinele de birou. Se aplică taxe și variază în funcție de program. Sistemele automatizate de plată a conturilor oferă de multe ori facturi electronice, servicii de plată și de urmărire / raportare online.
