Vă închideți afacerea. Poate că vă retrageți sau intrați în oportunitate pentru o altă afacere. Toate întreprinderile generează documente și, odată ce afacerea dvs. este închisă, trebuie abordată problema timpului de păstrare a acestor documente.
Motivele pentru păstrarea înregistrărilor
Agențiile guvernamentale, cum ar fi Serviciul de venituri interne și departamentele de trezorerie ale statului, sunt cele mai probabile entități care ar putea solicita diferite documente comerciale anterioare. Menținerea tuturor tipurilor de înregistrări legate de afaceri va fi utilă dacă va apărea necesitatea de a justifica reclamațiile, tranzacțiile și informațiile depuse pe declarațiile fiscale. Deși în anumite cazuri, cum ar fi o investigație frauduloasă sau alte acțiuni civile sau penale aduse împotriva unei companii, există un statut de limitări privind multe probleme de afaceri, pot fi necesare înregistrări anterioare de afaceri indiferent de cât de mult s-au produs evenimentele. Nu știți niciodată când înregistrările vechi de afaceri pot fi utile, deci este recomandabil să păstrați toate înregistrările de afaceri atâta timp cât este posibil. Acestea fiind spuse, există reguli generale cu privire la durata de păstrare a documentelor comune.
Perioadele de deținere a anumitor elemente specifice
De la data depunerii, țineți anulate cecuri, bonuri de depozit bancare, declarații ale cărților de credit și registre generale timp de cel puțin trei ani. Dețineți declarații bancare, înregistrări de inventar, facturi, înregistrări de vânzări, casete de înregistrare în numerar, documente W-2, 1099 și alte documente de înregistrare fiscală timp de cel puțin șase ani. Dacă afacerea dumneavoastră a fost înființată ca o corporație, mențineți situațiile financiare lunare și trimestriale pentru o perioadă de cel puțin trei ani.
Înregistrează pentru a se păstra pe nedefinit
Depozitați plățile legate de personal și documentele asociate, cum ar fi compensațiile lucrătorilor, evidența pensiilor și reținerea impozitului pe venitul angajaților, atât timp cât puteți. Dacă un angajat al companiei anterioare depune dosare pentru ajutoare de șomaj, solicită un nou loc de muncă sau are întrebări care datează de la momentul ocupării forței de muncă, accesul la aceste înregistrări va fi cel mai valoros. Toate documentele legate de corporație ar trebui să fie păstrate pe termen nelimitat, chiar dacă societatea nu mai este în afaceri. Printre aceste documente se numără certificatul de înmatriculare, procesul-verbal al ședințelor consiliilor de administrație, contractele de muncă, tranzacțiile pe acțiuni, brevetele și mărcile comerciale, precum și orice documente legate de instanță. Trebuie păstrate înregistrările privind activele corporative și conturile de încasat și de plătit.Statutul de limitări al IRS este de trei ani de la data depunerii formularelor fiscale în care se efectuează auditul returnărilor. După cum sa menționat, păstrarea înregistrărilor care dovedesc venituri și deduceri ar trebui păstrate pe termen nelimitat, dacă este posibil.
Entități care pot solicita înregistrări anterioare
Agențiile federale care au cea mai mare probabilitate de a solicita informații despre documentele anterioare sunt Serviciul de venituri interne, Departamentul muncii, Administrația de securitate socială, Comisia egalității de ocupare a forței de muncă și Imigrare și naturalizare. Înregistrările pentru agențiile de stat, cum ar fi împărțirea impozitelor și municipalitățile locale ar trebui, de asemenea, să fie păstrate cât mai mult timp posibil, chiar și după încetarea activității. Depuneți fișierele într-un loc sigur, de preferință într-o locație protejată de incendiu, inundații, furt și alte pierderi. Cineva altul decât dumneavoastră ar trebui să știe, de asemenea, unde sunt păstrate aceste evidențe importante.
