Documentația angajatului este importantă din mai multe motive. Documentația justifică acțiunile de angajare, de la recrutare și selecție până la demisie, pensionare sau terminare. Formarea și dezvoltarea, precum și compensațiile și beneficiile fac parte și din documentația angajaților. Menținerea documentației corecte și complete susține obiectivele resurselor umane, cum ar fi planificarea succesiunii și promovarea din interior. Documentația angajatului, atunci când este pregătită cu atenție, confidențial și în conformitate cu politicile companiei, este coloana vertebrală a unui departament de resurse umane.
Recrutare si selectie
Chiar dacă procesul de recrutare și selecție începe cu depunerea cererilor online prin intermediul unui sistem de urmărire a solicitanților, documentația rămâne o componentă importantă a procesului de angajare. La cel puțin, procesul de angajare include proiecții preliminare de telefon, interviuri față-în-față și evaluări ale interviurilor. Documentația este esențială pentru acest proces - luarea de note în timpul interviurilor personale este practic o cerință pentru a ajuta la luarea unei decizii înțelepte de angajare. În plus, dacă doriți să transmiteți calificările unui candidat unui alt manager de angajare, vă ajută să vă împărtășiți notele de interviu. Notele de interviu conțin evaluările și opiniile dvs. personale. Prin urmare, dacă notele din procesul de recrutare și interviu nu conțin scoruri de test sau se reia anumite fapte despre setul de competențe al candidatului, acest tip de documentație nu intră, de obicei, în dosarul personalului. Este important faptul că documentația angajaților justifică de asemenea eligibilitatea pentru angajare.
Formarea și dezvoltarea angajaților
Documentarea performanței angajaților este importantă pentru menținerea satisfacției, a productivității și a implicării în muncă. Sistemul dvs. de management al performanței include o serie de componente, cum ar fi descrierea postului, feedback informal, instruire, acțiuni disciplinare și evaluări anuale ale performanței. Toate aceste componente necesită documentație pentru ca sistemul dvs. de management al performanței să rămână pe drumul cel bun. Lipsa documentației este aproape de lipsa de comunicare în acest domeniu. Angajații depind de feedback pentru a inspira motivația și a crește moralul angajaților. Fără documentație, angajații nu dispun de instrumentele necesare pentru a răspunde așteptărilor angajatorului.
Compensatii si beneficii
Documentația angajatului este un element esențial al structurii dvs. de compensare și beneficii. Fără acest tip de documentație, este imposibil să urmăriți salariile angajaților, creșterile de merit, bonusurile de la sfârșitul anului și deducerile obligatorii și voluntare. Documentația menține, de asemenea, statutul beneficiilor angajaților, cum ar fi opțiunile de îngrijire a sănătății, îngrijirea dependentă și conturile flexibile de cheltuieli. Divizia de salarizare înregistrează o mare parte din documentația angajatului în acest domeniu; cu toate acestea, ofițerul dvs. de confidențialitate are acces exclusiv la toate documentele medicale legate de păstrarea caracterului confidențial al informațiilor despre angajați.
Ocuparea forței de muncă
Atunci când ocupația unui angajat al companiei se termină, documentația este extrem de importantă. Indiferent de motiv, trebuie să pregătiți și să depuneți documentele care documentează această acțiune de angajare. Dacă vă întrerupeți un angajat, documentația vă va justifica decizia. Descărcarea de gestiune a angajaților legate de performanțe slabe, încălcări ale politicilor sau abateri grave necesită o documentație care să susțină rezilierea involuntară. În cazul în care angajatul decide să depună o plângere pentru descărcarea necorespunzătoare, documentația poate proteja averile companiei dacă plângerea escaladează la un litigiu. Dacă un angajat se retrage sau demisionează, documentația este necesară pentru continuarea beneficiilor pentru sănătate și venituri.
