Chiar și în cazul telefoanelor și al Internetului, este uneori necesar să trimiteți o scrisoare de modă veche în scopuri comerciale. Actualizarea înregistrărilor contului dvs. de afaceri cu o literă este eficientă, deoarece scrisorile sunt mai puțin probabil să fie uitate (cum ar fi apelurile telefonice) și este mai puțin probabil să fie ignorate (cum ar fi e-mailurile). Ele oferă, de asemenea, o pistă de hârtie la îndemână. Dacă aveți nevoie să vă actualizați înregistrările cu o scrisoare, urmați câteva sfaturi pentru a vă asigura că acoperiți toate bazele.
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator
-
Imprimanta
-
Hârtie
-
Copiatorul
-
Plic
-
Timbru
Adresați-vă scrisoarea către departamentul corespunzător pentru a vă asigura că persoana respectivă primește informațiile actualizate. De exemplu, dacă vă schimbați carnetul de cec sau numărul cardului dvs. de debit, adresați-vă scrisoarea către departamentul de plăți pentru conturi. Dacă vă schimbați adresa, adresați-vă scrisoarea către "înregistrările clienților". Dacă nu sunteți sigur ce departament ar trebui să se ocupe de solicitarea dvs., sunați compania și întrebați înainte de a adresa scrisoarea dvs. sau căutați informațiile de pe site-ul companiei.
Includeți data din partea de sus a scrisorii, atât pentru înregistrările companiei, cât și pentru propriile dvs. înregistrări personale. De exemplu, dacă solicitați ca serviciile dvs. să fie anulate sau reduse la o anumită dată și compania nu vă procesează cererea în timp util, aveți motive pentru neplată deoarece aveți o copie a cererii dvs. datate.
Includeți numărul contului. Acest lucru va ajuta persoana care vă procesează cererea să vă găsească contul și să vă îndeplinească cererea mai repede.
Includeți informațiile vechi. De exemplu, dacă vă mișcați sau vă schimbați numărul de telefon, menționați în scrisoare "aceasta a fost adresa mea veche" sau "acesta a fost numărul meu de telefon vechi". Compania poate avea nevoie de aceste informații pentru a vă retrage contul pentru a vă actualiza înregistrările.
Includeți noile informații. Menționați în scrisoare, "aceasta este noua mea adresă" sau "acesta este noul meu număr de telefon". Poate doriți să puneți informațiile actualizate cu litere îngroșate sau cu un font mai mare, astfel încât persoana care procesează solicitarea dvs. să aibă un timp ușor de localizare a informațiilor.
Solicitați corespondența retur. Cereți-vă să primiți o scrisoare în schimb, anunțând că informațiile dvs. au fost actualizate. Când primiți scrisoarea dvs. de confirmare, păstrați-o într-un loc sigur pentru înregistrările dvs.
Faceți o copie a scrisorii înainte de a o trimite, doar în cazul în care aveți nevoie să o trimiteți din nou sau să o faceți la o dată ulterioară.
