Un salut este salutul într-o scrisoare. Acesta este felul în care adresați destinatarului și setează tonul pentru restul conținutului din mesaj. În zilele noastre, majoritatea corespondenței se face prin e-mail. Cu toate acestea, poșta este încă utilizată în unele industrii și cu anumite tipuri de documente de afaceri. În ambele cazuri, este important să folosiți salutul corect pentru a arăta destinatarul respectului scrisorii și pentru al angaja la începutul comunicării.
sfaturi
-
Salutarea corectă pentru scrisorile de afaceri depinde de tonul documentului, indiferent dacă este scris sau prin e-mail și de natura mesajului livrat.
Cum de a alege un salut de scrisori de afaceri
Decideți care salut de utilizat în scrisoarea dvs. de afaceri depinde de câțiva factori. Mai întâi, dați seama de natura chestiunii pe care o discutați. Are nevoie de un ton formal sau unul informal? De exemplu, cererea pentru un loc de muncă la o companie este o tranzacție de afaceri formală și necesită o scrisoare de afaceri cu un salut formal. Pe de altă parte, trimiterea unui e-mail către un coleg despre momentul când vă întâlniți pentru prânz nu necesită o salutare oficială. În mod similar, adresarea unui client cu care nu ați mai vorbit ar putea necesita un ton mai formal în comparație cu a vorbi cu un partener cu care faceți în mod regulat afaceri.
Un alt factor care trebuie luat în considerare atunci când se ia decizia de a fi folosit este tonul întregului mesaj. Salutul este prima parte a scrisorii de afaceri pe care destinatarul dvs. o citește, astfel încât, în esență, stabilește tonul întregului mesaj. Selectați cu atenție salutul pe baza tonului pe care doriți să îl transmiteți. În plus, salutul pe care îl utilizați depinde de ceea ce știți și nu știți despre destinatar. Indiferent dacă cunoașteți numele persoanei, genul, ocupația și datele de acreditare joacă un rol în alegerea salutării.
Luând în considerare formatul scrisorii de afaceri
Salutările pe care le folosiți pot depinde, de asemenea, de formatul scrisorii dvs. De exemplu, dacă veți trimite mesajul prin poștă sau prin e-mail, poate afecta felul de salut pe care îl alegeți. În plus, tipul de scrisoare va dicta și salutul pe care îl utilizați. De exemplu, o scrisoare de introducere a unei propuneri de afaceri trimisă prin poștă poate avea un salut mult mai formal decât o notă la nivel de companie trimisă pe o listă internă prin e-mail. De asemenea, va trebui să vă gândiți dacă trimiteți scrisoarea dvs. de afaceri unei persoane sau mai multor persoane, deoarece aceasta va afecta salutul pe care îl alegeți.
Primitor al scrisorii de afaceri
Înainte de a începe scrisoarea dvs. de afaceri, aflați la cine trimiteți mesajul. Dacă scrieți la un individ, este important să știți numele său complet cu ortografie corectă. Dacă destinatarul are un nume neutru din punct de vedere al genului, cum ar fi Alex sau Pat, sunând la organizație și descoperirea sexului vă poate economisi potențial stânjenit în viitor. Dacă nu sunteți conștient de genul persoanei, atunci puteți renunța la articolul de curtoazie din salutul dumneavoastră.
Dacă scrisoarea dvs. de afaceri este ca răspuns la un mesaj pe care destinatarul la trimis deja, acordați atenție modului în care au semnat numele. Dacă numele lor complet este Cassandra și au semnat scrisoarea lor "Cass", atunci s-ar putea să fiți înclinată să o adresați drept "Cass". Acest lucru depinde de natura relației dvs. și de documentul pe care îl scrieți. Nu scurtează numele cuiva fără a fi invitat mai întâi să faceți asta.
Utilizarea titlurilor specifice genului
În unele cazuri, puteți alege să utilizați un titlu specific genului ca parte a salutului dvs. "Domnul" este folosit pentru un bărbat și îi precede numele de familie - "Dl. Smith ", de exemplu. Pentru o femeie căsătorită, utilizați "doamna" înainte de numele de familie. Pentru o femeie necăsătorită, poți folosi "Miss". Atunci când scrii la o femeie fără să știi starea ei maritală, poți folosi "doamna", ca în "doamna Smith".
Înainte de a decide să utilizați un titlu specific genului, luați în considerare dacă limba dvs. este incluzivă. Unii oameni nu se pot identifica ca bărbați sau femei sau pot identifica ca fiind sexul opus. Dacă nu știți sau nu sunteți sigur de situația, puteți alege să lăsați în întregime în corespondența dvs. limba specifică genului.
Salutări oficiale
Cea mai obișnuită salutură oficială în afaceri este "Dragă". Puteți folosi salutul în mai multe moduri:
- Dragă domnule Smith
- Dragă John / Jane
- Dragi Doamna / Doamna. fierar
- Dragă John Smith
Modul în care adresați numele destinatarului va depinde de formalitatea scrisorii de afaceri și de relația dvs. cu ea. "Dragă" poate fi folosit atât în scrisori, cât și în scrisori de afaceri prin poștă electronică, precum și salutul "La". "Bună ziua" este o altă salutură oficială. Cu toate acestea, acest lucru este utilizat în general în e-mail, mai degrabă decât prin poștă.
Salutări informale
Salutările puțin formale pot fi folosite în mediile de afaceri. Cu toate acestea, dacă sunt acceptabile sau nu, depinde de cultura organizației, de destinatarul scrisorii și de natura mesajului.
În organizațiile în care nu există o ierarhie formală sau întreprinderile mici care au doar o mână de angajați care se cunosc bine, este posibil să nu fie nevoie de salutări oficiale. În general, în corespondența internă cu colegii sau partenerii cu care sunteți familiarizați, este acceptabil să utilizați "Hi John" sau "Hey Jane", mai ales atunci când comunicați prin e-mail.
Luați în considerare faptul că, chiar dacă cultura organizației este informală, pot exista unele cazuri în care este necesară o salutare formală, cum ar fi atunci când se vorbește cu un nou client sau cu o persoană interesată sau când se solicită un loc de muncă.
Salutări pentru un destinatar necunoscut
Uneori, când scrieți o scrisoare de afaceri, este posibil să nu știți numele destinatarului. În acest caz, încercați să apelați organizația înainte de a afla cine vă interesează scrisoarea dvs. de afaceri și adresați-vă în mod corespunzător notei. De asemenea, puteți să verificați site-ul unei companii pentru a vedea dacă puteți afla aceste informații. Dacă nu reușiți să aflați numele destinatarului, puteți adresa scrisoarea dvs. de afaceri cu salutări generice, cum ar fi:
- draga domnule sau doamna
- Pentru cei interesati
- Managerului angajatorilor
Salutări pentru mai mulți destinatari
Când se ocupă de mai mulți destinatari ai scrisorii dvs. de afaceri, ajustați salutul pentru a include mai multe nume, cum ar fi scrierea "Dragi Jane și John" sau "Pentru domnul și doamna Smith." Dacă există mai mult de două nume pe listă, alegeți să renunțați complet la nume și să utilizați un mesaj generic, cum ar fi:
- Draga echipa
- Salutare tuturor
- Departamentului Resurse Umane
- Dragă Blue-Sky Corporation
Orientări pentru titluri specifice
O ocupație sau o educație a unei persoane vă poate cere să le adresați un anumit fel în salutul dvs. de afaceri, în funcție de formalitatea scrisorii. În general, acest lucru se aplică membrilor clerului, cadrelor medicale, cadrelor universitare, personalului militar și oficialilor aleși.
De exemplu, dacă scrieți la cineva care are o diplomă medicală, utilizați "Dr." înainte de numele său de familie, ca în "Dr. Smith. "Când scrieți unui profesor, judecător, rabin, imam sau pastor, scrieți întregul titlu înaintea numelui lui de familie, cum ar fi" Dragă pastor Smith. "Când scrieți membrilor armatei, ultimul nume în salut, ca în "Stimate domnule locotenent Smith" sau "Hello Captain Smith".
Formatarea unei salutări în cadrul unei scrisori de afaceri
Când formatați litera dvs., puteți adăuga un element de colon sau o virgulă după salut. Colonul este alegerea mai formală, în timp ce virgula este folosită pentru corespondența informală. Primul paragraf al scrisorii dvs. începe după salutul pe următoarea linie, de exemplu:
Dragă John, Primul paragraf
