Un raport de situație este exact ceea ce implică numele: un raport privind o situație care conține informații factuale verificate, care oferă o imagine clară a "cine, ce, unde, când, de ce și cum" a unui incident sau situație. Multe organizații folosesc rapoarte de situație pentru a le oferi superiorilor informațiile și informațiile necesare pentru a lua decizii corecte și adecvate. Organizațiile de gestionare a urgențelor, agențiile guvernamentale, serviciile armate, întreprinderile, agențiile de aplicare a legii, organizațiile neguvernamentale umanitare și diplomații se bazează pe rapoarte de situație.
Observați situația cât mai clar posibil. Dacă evenimentul a fost un dezastru natural, vizualizați zona dezastrului și notați impactul asupra terenurilor, infrastructurii și populației. Un raport de situație trebuie să furnizeze toate faptele relevante persoanelor care își vor baza deciziile pe aceste fapte. Observați cu atenție. Conjectura și opinia nu aparțin unui raport de situație.
Discutați cu toți cei implicați, de la care aveți nevoie de informații. Fiecare organizație care solicită sau produce rapoarte de situație va lista probabil personalul care trebuie să fie contactat și informat. Luați note bune în timpul fiecărei conversații, deoarece veți include aceste date în raport.
Colectați și adunați date. Scopul este de a oferi cea mai completă imagine posibilă a unui eveniment și a rezultatelor acelui eveniment. Notați detalii despre fiecare aspect al situației: ce sa întâmplat, cui, detalii despre timp, dată și locație, impactul asupra infrastructurii și modul în care populația locală răspunde. Multe organizații au un format standard pentru un raport de situație care solicită anumite tipuri de informații. Dacă există un astfel de format, utilizați-l. Aceasta va face colectarea datelor mai rapidă și mai precisă.
Compune raportul în ordine logică. Includeți toate informațiile relevante. Utilizați un vocabular clar și concis pentru a descrie evenimentele, evitând adjective și adverbi. Rapoartele regulate de progres vor urma probabil raportul inițial de situație, deci trebuie doar să descrieți ce se întâmplă în prezent, nu ceea ce s-ar putea întâmpla în viitorul apropiat.
Includeți o evidență cheie sau o secțiune de rezumat executiv la începutul raportului, dar numai după ce toate datele sunt adunate și puse în ordine logică. Utilizați fapte și cifre, evitând presupunerea. Secțiunea sumară sau evidențiată trebuie să transmită mai întâi cele mai importante informații pentru superiorii ocupați.
sfaturi
-
Rețineți cititorii raportului și ce trebuie să știe despre situație.
