Modul în care alegeți să organizați fișierele de birou are un impact important asupra eficienței și productivității. Un sistem de arhivare ar trebui să se bazeze pe modul în care fișierele sunt utilizate în birou, ce caracteristici ale fișierului sunt cele mai des menționate și cum sunt solicitate verbal fișierele. Răspunsul la aceste întrebări vă va ajuta să determinați cel mai bun sistem pentru organizarea fișierelor.
Elementele de care aveți nevoie
-
Dulap de depozitare
-
Dosarele fișierelor
-
Etichete de fișiere
Determinați dacă veți organiza fișiere în ordine alfabetică pe subiect, numeric utilizând un sistem de numerotare predeterminat sau cronologic, fie prin data creată, fie prin scadența. Creați fișiere temporare și permanente. Fișierele temporare sunt în prezent fișiere active care au o dată de terminare atribuită momentului în care fișierul poate fi fie distrus, fie plasat cu fișiere arhivate. Exemple de fișiere temporare includ proiectele curente, elementele de acțiune și materialele care trebuie citite. Fișierele permanente sunt cele care nu sunt accesate la fel de des, dar trebuie păstrate în arhive pentru referințe ulterioare.
Notați titlurile și definițiile etichetelor într-un document care poate fi referit. De exemplu, dacă utilizați un sistem numeric de înregistrare, notați subiectul fiecare număr corespunzând și listați exemple de documente care ar fi incluse în acel subiect. Acest lucru ajută la menținerea coerenței la depunerea documentelor.
Creați grămezi pentru documente temporare, documente permanente și coș de gunoi. Sortați documentele înainte de a le include în sistemul de depozitare. Nu scrieți ce nu trebuie salvat.
Alegeți o locație pentru stocarea fișierelor. S-ar putea să decideți că fișierele temporare active trebuie să fie depuse în sertarul dvs de birou unde acestea sunt ușor accesibile. Fișierele distribuite personalului trebuie să fie amplasate central în birou. Dacă lucrați cu fișiere care trebuie protejate, cum ar fi fișierele care conțin informații personale ale clienților, utilizați un dulap de blocare a fișierelor și determinați cine va avea acces în birou.
Creați fișierele. Etichetați fișierele cu sistemul dvs. alfabetic, numeric sau cronologic. Rețineți că, deși doriți să fiți specific cu titlurile de etichete, doriți ca titlurile să fie suficient de largi pentru a cuprinde mai multe tipuri de documente. De exemplu, în loc să etichetați un fișier cu un anumit nume de întâlnire, creați un fișier pentru întâlnirile la care participați într-un an și stocați toate documentele relevante din acesta. Aceasta vă împiedică să creați numeroase fișiere în care numai vreunul sau două documente vor fi stocate vreodată.
sfaturi
-
Amintiți-vă simplu este întotdeauna mai bine. Încercați să evitați sistemele de depozitare complicate care vă vor fi dificil de reținut. Utilizați un fișier tickler pentru sarcini specifice datei, cum ar fi plata facturilor sau facturarea. Organizați fișierul tickler în funcție de sarcini și de purjare a fișierului în funcție de sarcini, fie prin aruncarea documentelor, fie prin mutarea acestora într-un fișier permanent.
