Un sistem de depozitare bine întreținut permite ca informațiile vitale să fie accesate rapid și economisesc bani companiei economisind timp. Întreprinderile, școlile, agențiile guvernamentale și chiar oamenii obișnuiți folosesc sisteme de arhivare pentru a-și păstra afacerile organizate. Alegeți între patru tipuri diferite de sisteme de depozitare pentru biroul dvs. Fiecare oferă propriile sale avantaje și dezavantaje.
Alphabetical Filing System
În sistemul de alfabetizare, organizați înregistrări în funcție de nume - fie numele persoanei, companiei sau subiect - în conformitate cu literele alfabetului. Folosiți acest sistem de înregistrare prin două metode diferite. Sistemul de depozitare alfabetică actuală, cunoscut și ca sistem de dicționare, înregistrează înregistrări individuale în ordine alfabetică. Aceste sisteme de depozitare funcționează bine atunci când stochează un număr mic de înregistrări, mai puțin de 5.000 de fișiere, potrivit Ancom, companie de sisteme de arhivare.
Acest sistem se dovedește a fi problematic când aveți mulți clienți sau clienți care au același nume. Utilizați un sistem geografic - denumit și enciclopedie sau sistem clasificat - pentru a organiza volume mai mari de înregistrări. În acest sistem, grupul se reunește împreună sub categorii largi, bazate pe o locație cum ar fi un oraș, un județ sau un stat. Categoriile și fișierele din fiecare categorie sunt aranjate în ordine alfabetică.
Sistem numeric de depunere
Când utilizați un sistem numeric de arhivare, atribuiți numere fiecărui fișier și aranjați numerele în ordine succesivă. Fișierele pentru persoanele cu același nume nu vor avea titluri duplicate ca în cazul sistemului alfabetic. Acest sistem oferă, de asemenea, o confidențialitate mai bună a fișierelor, deoarece pe fișiere nu sunt afișate nume și funcționează bine atunci când se manipulează un volum mare de fișiere. În loc să alocați un număr unui fișier, utilizați sistemul cronologic care pune fișierele în ordine în funcție de dată.
Sistemul de depozitare a cifrelor terminale
Când utilizați depunerea numerică a terminalelor, atribuiți numerele de fișiere în ordine succesivă, dar le arhivați în funcție de ultimele două cifre. Ancom oferă exemple de găsire a unui fișier numerotat 17234. Mai întâi mergeți la secțiunea 34 a sistemului de arhivare, apoi căutați zona 72 a acelei secțiuni și căutați în sfârșit fișierul 1. Acest sistem funcționează bine atunci când păstrați mai mult de 10.000 de fișiere.
Sistem de arhivare alfanumeric
Utilizați ambele litere și numere pentru a organiza fișiere în sistemul de depozitare alfanumeric. De exemplu, utilizați două litere pentru a indica starea în care locuiește clientul, urmat de un număr pentru a indica numărul său de cont. Acest lucru permite o mai ușoară apreciere atunci când trebuie să scoateți o cantitate mare de fișiere din aceeași locație.
