Persoanele fizice și întreprinderile au o varietate de opțiuni atunci când vine vorba de echipamente de depozit. Unele opțiuni oferă un nivel ridicat de securitate, în timp ce altele pot găzdui o densitate mare de fișiere. Cantitatea de spațiu pe care o aveți, sensibilitatea fișierelor și preferința dvs. pentru înregistrările fizice sau electronice influențează alegerea echipamentului de arhivare.
Echipament de depozitare fizică
Fisiere
cabinetul de depozitare este un discontinue de birou. Patru sertare care permit fișierele să fie stocate lateral sunt standard. Potrivit lui Smead, o companie de administrare a documentelor, dulapurile de depozitare sunt benefice dacă trebuie să păstrați înregistrările securizate. Deoarece aceste dulapuri pot fi blocate, o companie poate limita accesul la fișierele sensibile în timp ce permite încă angajaților și vizitatorilor să intre în cameră.
Dintre toate opțiunile echipamentului fizic de arhivare, dulapurile tind să fie cel mai scump și au cel mai mult capacitate limitată. Smead notează că un dulap de depozitare cu patru sertare care ocupă o zonă de depozitare de 6 picioare pe 24 de picioare poate conține aproximativ 8.448 dosare.
Rafturi deschise
O alternativă la dulapurile de depozitare este rafturi deschise. Unitățile sunt similare cu bibliotecile deschise și sunt proiectate special pentru înălțimea și lățimea dosarelor. Designul permite utilizatorilor acces ușor la fișiere și poate fi fie staționar sau să fie mobil dacă rolele sunt atașate la fund.
Rafturile deschise economisesc spațiu și bani. Smead remarcă faptul că echipamentul de depozitare a rafturilor este de obicei de trei ori mai puțin costisitoare decât dulapurile de depozitare. În comparație cu un dulap de depozitare cu patru sertare, un sistem de rafturi cu șapte straturi are 80% mai multă capacitate. Rafturile mobile pot fi amplasate într-o densitate mai mare și oferă o capacitate de 405% mai mare decât dulapurile.
sfaturi
-
În afară de echipamentul de depozitare, veți avea nevoie, de asemenea furnituri cum ar fi dosarele de fișiere, etichetele și filele de sfârșit pentru a face o funcționare corectă a sistemului fizic.
Echipament de arhivare digitală
Dispozitive externe
Este convenabil să utilizați hard diskul intern al unui computer pentru a stoca fișiere, dar riscați să pierdeți informațiile în cazul în care hard diskul este corupt sau deteriorat fizic. Pentru a diminua acest risc, utilizatorii pot dori să facă copii de rezervă ale datelor pe un dispozitiv extern. PC World recomandă copierea de rezervă a fișierelor critice într - o hard disc extern și folosind a degetul mare pentru a transfera fișiere după cum este necesar.
sfaturi
-
De asemenea, utilizatorii pot face copii de rezervă ale datelor într-un serviciu bazat pe cloud, cum ar fi Google Drive sau Dropbox, care nu necesită echipamente suplimentare.
Servere
Întreprinderile care doresc ca mai multe părți să aibă acces la aceleași date pot dori să investească într-un server. Serverele funcționează ca a depozit central pentru fișierele mai multor utilizatori. PC World remarcă faptul că firmele pot găzdui aplicații multiuser - cum ar fi bazele de date și sistemele de planificare a resurselor întreprinderii - pe server. Acest lucru facilitează un număr mare de persoane a avea acces la aceleași fișiere. Datele serverului pot fi salvate pe un dispozitiv extern sau în nor pentru o securitate suplimentară.
Servere fizice arata similar unui PC high-end. În mod alternativ, firmele pot alege o serviciu de găzduire pe bază de cloud - Amazon Web Services, Windows Azure și Rackspace Cloud Services sunt toate opțiunile - care nu necesită un server fizic.
