Ca program de baze de date, Microsoft Access are un număr de aplicații în lumea afacerilor. Managerii pot utiliza Access pentru a crea o bază de date a angajaților, permițându-i să revadă dintr-o privire informațiile salariale, datele demografice și numerele de buget. Specialiștii în contabilitate folosesc adesea baze de date Access pentru a urmări facturile, pentru a revizui conturile de încasat și pentru a ține evidența finanțelor companiei. Odată ce informațiile de bază sunt introduse în tabelele Access, contabilii pot crea interogări personalizate și formulare care fac mult mai ușor găsirea informațiilor necesare.
Notați o listă cu câmpurile pe care doriți să le includeți în baza de date contabilă. În funcție de nevoile dvs., acele câmpuri ar putea include suma datorată, numele clientului, data scadenței, termenii și câmpul pentru note pentru introducerea textului în formă liberă.
Deschideți Microsoft Access și accesați secțiunea tabele. Alegeți opțiunea de a crea o nouă tabelă în vizualizarea de proiectare. Aceasta deschide o grilă care vă permite să introduceți un nume pentru fiecare câmp, precum și o descriere a conținutului respectivului câmp.
Faceți clic pe caseta verticală de lângă "Tip de date" pentru fiecare câmp din baza dvs. de date. Puteți să vă formatați câmpurile ca monedă, numerică și text după cum este necesar. De asemenea, puteți utiliza câmpurile de dată și timp pentru lucruri precum datele scadente.
Examinați lista câmpurilor din baza de date și adăugați oricare alții care credeți că veți avea nevoie. Este mai ușor să construiți toate câmpurile de care aveți nevoie de la început decât să vă întoarceți și să adăugați câmpuri într-o bază de date care conține deja sute sau mii de înregistrări.
Faceți clic pe butonul "Salvați" pentru a salva tabelul. Introduceți un nume pentru tabel și faceți clic pe "OK".
Accesați secțiunea Formulare din fereastra de acces și alegeți opțiunea de asistent pentru formular. Utilizați asistentul de formular pentru a crea un formular simplu de introducere a datelor pe baza câmpurilor din tabel. Apoi puteți utiliza formularul de introducere a datelor pentru a adăuga informații în tabel. Când tastați în formularul de introducere a datelor, informațiile sunt transferate automat la masa de acces care se află subiacentă.
Mergeți la secțiunea de interogări și începeți să construiți interogările care vor face baza dvs. de date contabilă mai utilă. Utilizați expertul de interogare pentru a construi interogarea inițială și a-l salva, apoi faceți clic dreapta pe interogare și alegeți "Design View" pentru a efectua modificări sau a stabili criterii. De exemplu, puteți să creați o interogare de dată scadentă și să introduceți "Între Introduceți data inițială și Introduceți data de încheiere". Acest lucru solicită utilizatorului să introducă datele de începere și de încheiere a executării interogării. Acest tip de interogare poate fi foarte util pentru revizuirea facturilor anterioare și pentru urmărirea conturilor de încasat.
