Rapoartele financiare către acționari, planurile de marketing și evaluările de calitate sunt toate exemplele de rapoarte scrise pentru companii. Un raport scurt este la fel ca orice alt raport, dar cu mai puține pagini. Ar trebui să precizeze obiectivele principale ale raportului, să rezume informațiile de bază, să revizuiască alternativele și să recomande o cale de urmat. Tratează raportul ca un proiect - plan pentru el, apoi scrie-l într-un stil clar și simplu. Scurt este bun, pentru că este mai probabil ca partidele ocupate sau dezinteresate, dar cruciale să le citească.
Planificare
Faceți cunoștință cu superiorii pentru a clarifica cerințele, deoarece acestea vor determina formatul și conținutul raportului. De exemplu, un raport de evaluare a proiectului nu va fi structurat în același mod ca un plan de marketing sau un raport financiar.
Cercetați materialele de fond, inclusiv documentele furnizate dvs. atunci când ați fost încredințată misiunea de scriere și materialele pe care le colectați independent de Internet, bibliotecă și de la întâlniri și conversații cu părțile interesate (cum ar fi managerii unităților de afaceri, furnizorii și clienții).
Pregătiți șablonul de raport, inclusiv un rezumat, o introducere, secțiuni pentru alternative și soluții propuse, recomandări și o concluzie.
Conţinut
Scrie introducerea. De obicei, nu mai mult decât un paragraf, introducerea ar trebui să precizeze obiectivul raportului și să identifice problemele-cheie. Ar trebui să fie un ghid pentru restul raportului, dar nu ar trebui să rezume acest lucru. De exemplu, prima linie ar putea fi: "Obiectivul acestui raport este de a examina soluțiile pentru problemele de calitate aflate în curs de desfășurare la instalația noastră de producție", urmată de un rezumat al principalelor probleme.
Asamblați corpul raportului. În exemplul instalației de producție, secțiunile ar putea include detalii tehnice, o listă de soluții alternative, împreună cu o analiză cost-beneficiu pentru fiecare dintre acestea și recomandări. Un plan de afaceri ar avea un set diferit de secțiuni, cum ar fi cercetarea pieței, analiza concurenței și proiecțiile financiare. Oricare ar fi formatul, secțiunile ar trebui să fie în ordine logică, astfel încât cititorul să nu trebuiască să se întoarcă înainte și înapoi pentru a descoperi conținutul.
Încheiați raportul, revenind la obiectivele raportului. Pentru exemplul instalației de producție, concluzia ar putea fi un plan de implementare a soluției recomandate. Pentru un raport financiar, concluzia ar putea fi perspectiva de afaceri.
Listează referințele citate în text prin identificarea publicației de la care au provenit, titlul, autorul și data. Listează alte surse relevante într-o secțiune de bibliografie sau resurse.
Scrieți rezumatul executiv. În aproximativ un paragraf sau două, rezumați raportul astfel încât un executiv ocupat să poată înțelege punctele-cheie și să treacă prin detalii mai târziu. Pentru un raport financiar, rezumatul executiv ar putea fi doar un tabel care prezintă principalele tendințe de vânzări și de profit.
Pregătiți o copertă cu titlul raportului, data și numele autorilor și afilierile. Includeți un cuprins pentru rapoarte care depășesc 15 pagini.
Adresați scrisoarea de transmitere unei persoane (manager sau ofițer contractant), nu unui departament. Identificați recomandările-cheie ale raportului, furnizați informațiile de contact și listați atașamentele.
sfaturi
-
Tabelele, graficele și calculele detaliate ar trebui să fie plasate ca anexe, însă informațiile principale trebuie incluse în raportul principal.
