Când scrieți un raport care urmează să fie prezentat la o întâlnire, trebuie să urmați câteva orientări de bază, cele mai multe despre care ați învățat probabil în școală. De exemplu, trebuie să fiți siguri de scopul raportului dvs., trebuie să vă concentrați pe o sub-temă precis definită și trebuie să scrieți în atenția publicului.
Aflați în prealabil mediul educațional și de lucru al participanților la întâlnire. Acest lucru vă ajută să știți cât de mult din subiectul pe care trebuie să-l explicați. De exemplu, imaginați-vă că redactați un raport privind numărul de accidente la anumite intersecții de oraș care vor fi prezentate la următoarea întâlnire a Comitetului pentru Trafic. În cazul în care trei dintre cei cinci membri ai comisiei au experiență în domeniul aplicării legii, nu va trebui să explicați expresii precum "navigarea pe viraje".
Amintiți-vă sfatul profesorului dvs. de liceu: Nu încercați să abordați universul. Scrieți despre un segment mai restrâns al subiectului principal. Ea face raportul dvs. mai ușor de înțeles. De exemplu, "siguranța pietonilor" poate fi subiectul principal pentru un raport de studiu al traficului, dar raportul dvs. este limitat la o parte a acestui subiect - îmbunătățind siguranța la două intersecții.
Asigurați-vă că aveți suficient context în introducerea și încheierea. Acest lucru ajută participanții la întâlniri să înțeleagă importanța propunerilor dvs. De exemplu, dacă raportul dvs. recomandă angajarea ofițerilor de poliție auxiliari pentru a lucra în instanța municipală, introducerea dvs. ar explica luptele de lungă durată ale municipiului pentru compensarea creșterilor de ore suplimentare plătite ofițerilor de poliție. Concluzia va reafirma modul în care această propunere este doar una dintre multele care pot ajuta municipalitatea să conecteze găuri în bugetul său.
Lăsați titlul raportului să sugereze dacă întâlnirea a fost programată pentru a rezolva probleme sau a furniza informații.De exemplu, dacă un manager a convocat întâlnirea pentru a informa membrii echipei că vânzările din ultimul trimestru au crescut, este posibil ca titlul dvs. să fie "Vânzările trimestrului III: Impactul procedurilor noi de servicii pentru clienți".
Rapoartele, de obicei, vizează influențarea acțiunilor cuiva. Menționați feedbackul pe care îl așteptați - și de la cine. De exemplu, un raport al unui superintendent al școlii privind o creștere a scorurilor pentru studenți poate recomanda consiliului să aprobe o rezoluție care transformă un program de studiu pilot într-unul permanent.
