Primele impresii sunt numărate, astfel încât să faceți mai bine unul, mai ales atunci când solicitați o întâlnire de afaceri. Indiferent dacă intenționați să scrieți unui potențial partener de afaceri, unui funcționar guvernamental sau unui client, alegerea cuvintelor dvs. poate face diferența. O scrisoare de solicitare greșită a scrisorii de rezervare vă poate afecta imaginea - și marca dvs.. În plus, vă poate distruge șansele de a obține un răspuns pozitiv.
Utilizați o linie de subiect adecvată
Când trimiteți o scrisoare de solicitare de întâlniri, asigurați-vă că linia de subiect evidențiază intenția dvs. de a întâlni destinatarul. Păstrați-l scurt și simplu. Iată câteva exemple:
- Propunere de întâlnire
- Cerere de numire
- Întâlnire scrisoare de solicitare
- Cerere de întâlnire la (ziua săptămânii)
- Programarea unei întâlniri
În funcție de preferințele dvs., puteți plasa linia subiectului deasupra sau dedesubtul adresei destinatarului. Dacă doriți să contactați destinatarul online, puteți utiliza aceeași linie de subiect pentru e-mail și scrisoare.
Prezinta-te
Începeți scrisoarea introducându-vă. În cazul în care ați întâlnit destinatarul la un moment dat, asigurați-vă că ați menționat acest lucru. Furnizați o scurtă descriere a organizației dvs. sau a misiunii acesteia, dacă este necesar. De exemplu, ați putea spune ceva de genul:
Stimate reprezentant (numele de familie)
Numele meu este (numele tău) și te contactez în numele (numele companiei). Avem un interes comun în … și aș dori să discut mai multe.
Dacă aveți o sesizare, puteți începe cu: (Numele de referință) a menționat că sunteți interesat să aflați mai multe despre produsele și serviciile noastre. Aș dori să vă invit să discutați mai mult la biroul nostru (data și ora).
Prezintă Scopul Întâlnirii
Lăsați destinatarul să știe ce să se aștepte de la întâlnire, inclusiv cât timp va dura. Oferiți un program dur și acoperiți punctele principale. De exemplu, puteți spune:
Vă mulțumim anticipat pentru examinarea acestei solicitări. Aș aprecia ocazia de a vă întâlni și de a discuta despre cum am putea uni forțele cu proiectele viitoare.
Întâlnirea noastră va cuprinde o scurtă trecere în revistă a tehnologiei și a resurselor noastre, precum și câteva exemple ale activității noastre în acest domeniu. De asemenea, suntem interesați să discutăm o posibilă colaborare care ar fi reciproc avantajoasă pentru ambele părți.
Încercați să explicați ceea ce căutați și de ce cereți întâlnirea în primul rând. Sugerați două sau trei date și ore și apoi adresați-le celorlalți destinatari să confirme disponibilitatea acestora.
Scrisoarea dvs. ar putea spune ceva de genul:
Vă sugerăm să vă sugerăm o dată și o oră, care să corespundă programului dvs.
Sunteți disponibil la data și ora? Dacă nu, contactați-ne la (numărul de telefon) sau (adresa de e-mail) pentru a programa o oră de întâlnire.
Vom urmări în scurt timp pentru a confirma primirea acestei scrisori și pentru a stabili o zi și un timp convenabil pentru dvs.
Utilizați formatul corespunzător
Literele de afaceri au un format specific. Scrieți numele și adresa în colțul din dreapta sus al paginii. Introduceți informațiile de contact ale destinatarului în colțul din stânga al paginii sau sub adresa dvs.
Lăsați margini mari și utilizați un marcaj gol dacă este posibil. Păstrați litera scurtă și punctuală; în mod ideal, nu ar trebui să depășească o pagină. Utilizați o salutură formală, cum ar fi "Stimate domnule (numele destinatarului). "Dacă nu cunoașteți numele exact al destinatarului, puteți utiliza "Draga domnule sau doamna." Terminați litera cu "Cu stimă", "Cu respect" "Cu respect a ta" sau alte închideri formale, urmate de numele dvs.
O scrisoare de solicitare de numire ar trebui să fie clară și concisă. Tăiați cuvinte inutile și informații inutile. Utilizați un font ușor de citit, cum ar fi Times New Roman sau Arial. Nu uitați să corectați scrisoarea înainte de ao trimite.
