Rapoartele scurte reprezintă un instrument eficient de a comunica cu un manager general, care este, de obicei, un director ocupat. Acestea pot fi utilizate pentru a raporta progresul unui proiect, proiecții financiare săptămânale sau lunare sau rapoarte privind operațiunile de producție. Spre deosebire de rapoartele cuprinzătoare care necesită cercetări și detalii extinse, rapoartele scurte necesită doar informațiile de bază, dar cele mai importante. Scrierea unui scurt raport urmează un stil similar de scriere a raportului, cu excepția faptului că rezumatul, fundalul, conținutul, concluzia sau recomandările sunt concise.
Colectați date relevante pentru proiectul despre care raportați. Faceți acest lucru utilizând datele disponibile, cum ar fi rapoartele financiare, rapoartele de fezabilitate și anchetele deja întreprinse. Utilizați materiale de referință relevante, cum ar fi cărți sau informații de la terțe părți informate, cum ar fi experții din domeniu, ca date pentru raportul dvs.
Introduceți data, numele directorului general căruia îi trimiteți raportul, numele dvs., semnătura dvs. și subiectul raportului în colțul din stânga sus al lucrării.
Să rezumă pe scurt conținutul raportului, indicând problema, rezultatele, progresul până acum sau o propunere de rezolvare a problemei. Indicați concis ceea ce anticipați va fi beneficiile proiectului.
Descrieți fundalul scriind un scurt istoric al proiectului în curs sau al unei sarcini de afaceri despre care raportați. Includeți numele persoanelor implicate în sarcină sau proiect, cum ar fi membrii echipei de proiect, formatori sau conducători de departamente. Oferiți o explicație suplimentară a ceea ce este vorba despre sarcină sau proiect.
Scrieți corpul sau conținutul raportului incluzând constatările și datele colectate în pasul 1. Oferiți o scurtă analiză a rezultatelor și precizați ce înseamnă acestea pentru proiectul general și pentru afacere. Includeți diagrame, chestionare, sondaje și referințe în raport pentru a vă sprijini analiza.
Efectuați o concluzie prin prezentarea succintă a statutului unui proiect sau al unei sarcini. Oferiți recomandări numai dacă managerul general a solicitat acest lucru. Oferiți despre două recomandări scurte și cele mai importante care rezumă toate celelalte recomandări pe care le-ați enumera într-un raport mai lung.
sfaturi
-
Deși una scurtă, raportul nu trebuie să lase cititorul cu întrebări fără răspuns. Furnizați toate informațiile necesare în limbaj clar și precis.
