Persoana care salută clienții atunci când intră într-un birou prezintă o imagine a companiei. Un recepționer dezorganizat și indiferent prezintă compania ca fiind neprofesională și neplăcută. Între timp, întâmpinarea călduroasă de către un membru al personalului atent face ca un client să se simtă apreciat și poate să-l determine să cultive o relație mai lungă cu compania. Amintiți-vă de asemenea că, în anumite tipuri de birouri, cum ar fi cabinetul medicului sau terapeutului, și înainte de întâlniri importante precum interviurile, vizitatorii se pot simți nervos. Un salut prietenos vă poate ajuta să le ușurați.
Poziționați biroul în fața intrării, astfel încât să vedeți clienții pe măsură ce intră. Asigurați-vă că biroul pare ordonat la începutul fiecărei zile și păstrați-l organizat toată ziua. Livrați pachetele cu promptitudine sau le puneți din vedere. Păstrați documentele în mod corespunzător depuse și cartea de rezervări accesibilă. Au programele de calculator corespunzătoare, astfel încât să puteți căuta ușor informațiile unui client.
Zâmbiți și întâmpinați clientul, oferind căldură și entuziasm autentic. Utilizați un salut care semnalează că l-ați așteptat, dacă este cazul - dar numai dacă știți că acesta este clientul pe care l-ați așteptat. Dacă așteptați un client la firma dvs. de avocatură la ora 9 a.m. și un bărbat îmbrăcat pentru o întâlnire de afaceri intră, puteți să zâmbiți și să spuneți: "Bună, tu ești John? Este foarte frumos să te cunosc". Nu menționați niciodată numele complet al clientului - tratați aceste informații ca fiind confidențiale. Utilizați un salut mai general dacă nu cunoașteți clientul, cum ar fi "Bună dimineața, bine ați venit la firmă XYZ. Cum vă pot ajuta astăzi?"
Acordați asistență clientului organizând o întâlnire, oferindu-i documentele pe care trebuie să le completeze sau lăsând-o să știe că veți spune persoanei potrivite că a sosit. Să știe clientul cât va trebui să aștepte. Întreabă-i dacă are întrebări și răspunde cât mai bine posibil. Dacă trebuie să verificați răspunsul, asigurați-vă că o veți face.
Încurajați-l pe client să se relaxeze în timp ce așteaptă. Oferiți băuturi răcoritoare ale clientului, cum ar fi apă, cafea sau ceai, dacă acestea sunt disponibile. Dacă clientul refuză oferta, spuneți-i să vă anunțe dacă își schimba mintea. Continuați zâmbind și faceți contact vizual atunci când vorbiți cu clientul, transmițând căldură și entuziasm.
Cereți politicos clientului să aștepte doar o clipă dacă trebuie să răspundeți la telefon. Răspundeți la telefon cu un salut precum: "Bună dimineața, acesta este Terri din firma XYZ. Poți să ții o clipă?" Mulțumiți apelantului pentru că îl țineți și asigurați-vă că veți avea dreptate cu ea. Apoi urmăriți-l pe client în birou.
Urmați protocolul biroului dvs. pentru introducerea clienților la personal. Apelați personalul imediat ce clientul a sosit, dacă știți că agentul nu se întâlnește cu un alt vizitator. În caz contrar, chemați-l pe personalul corespunzător telefonic atunci când programarea clientului este programată să înceapă.
Escortați-l pe client la biroul membrului personalului dacă aceasta este procedura acceptată în biroul dvs. și angajatul a indicat că dorește să înceapă reuniunea. Alternativ, chemați personalul în zona de așteptare pentru a întâlni clientul. Introduceți clientul și membrii personalului dacă nu s-au întâlnit încă, utilizând numele sau prenumele, în funcție de preferințele companiei.
