Procedurile de birou sunt importante dacă doriți să derulați lucrurile fără probleme într-un mediu profesional, indiferent dacă este vorba despre o firmă de avocatură, un birou de medicină sau o instituție guvernamentală. Este important să aveți o procedură scrisă vizibilă. Fiecare birou trebuie să aibă un set scris de proceduri dezvoltat de supervizor și manager de birou, vizibil la biroul de la fața locului.
Ce proceduri de birou ar trebui să stipuleze
Orele de lucru ar trebui să fie primul lucru menționat, iar toți angajații trebuie să fie la lucru la timp și pregătiți pentru această zi. Dacă un client vine la birou și nimeni nu este acolo, este posibil să aibă o viziune negativă asupra afacerii și nu se poate întoarce niciodată. De asemenea, biroul trebuie să fie curat, curat și bine aprovizionat. Asigurați-vă că un registru de check-in și stilouri sunt disponibile pentru clienții să se conecteze și, dacă este posibil, să facă cafea și apă disponibile. Primele impresii sunt totul într-o afacere de succes. În plus, fiecare client ar trebui să fie tratat cu respect și profesionalism, indiferent dacă este în birou sau la telefon. Dacă un apel vine pentru un supervizor, angajatul trebuie să primească toate informațiile înainte de a le conecta la apelant, inclusiv numele, natura apelului și numărul de telefon în cazul în care conexiunea este pierdută. Dacă apelul este pentru o întâlnire, aceștia ar trebui să afle natura vizitei și să îi informeze despre ce este disponibil, asigurându-vă că obțineți un număr de telefon în caz de anulare. Ei ar trebui să repete întotdeauna ceea ce se spune astfel încât nu există nici o confuzie.
Organizare
Organizați și mențineți o stație de lucru pentru o productivitate maximă, asigurându-vă că există hârtie în copiator, calculatoare sunt în funcțiune și că e-mailul este distribuit și că mesajele sunt livrate. Dacă locul de muncă implică stabilirea unor modalități de călătorie, asigurați-vă că știți unde supraveghetorul dvs. dorește să rămână și să înregistreze orele de zbor și informații despre autoturismul de închiriere și să afle despre vremea din destinația de călătorie. Verificați întotdeauna cu supraveghetorul dvs. înainte de a rezerva planurile de călătorie. Când toate rezervările sunt complete, imprimați două itinerarii - una pentru dvs. și una pentru supraveghetorul dvs. - și asigurați-vă că ați introdus datele călătoriei în calendar.
La sfârșitul zilei, întâlniți întâlniri cu supraveghetorul dvs. și o informați cu privire la programările programate pentru a doua zi. Setați robotul telefonic la mesageria vocală sau la serviciul de răspunde după ore. Opriți toate echipamentele, copiatoarele, imprimantele și calculatoarele și goliți carafa pentru cafea și opriți aparatul de cafea. În cele din urmă, asigurați-vă că toate ușile sunt blocate înainte de a seta alarma.
